淮南市建设工程电子档案归档管理规定.pdfVIP

淮南市建设工程电子档案归档管理规定 1 总则 1.1 为加强我市建设工程电子档案 （以下简称电子档案） 的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的电子档案，促 进电子档案管理的规范化、标准化，保障电子档案的安全保管 与有效开发利用，根据 《全国城建档案信息化建设规划与实施 纲要》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、《建设电子档案 元数据标准》、《安徽省城建档案信息化建设标准》、《淮南市人 民政府办公室关于开展全市建设工程电子档案报送管理工作 的通知》等要求，结合我市城建档案工作实际，制定本规定。 1.2 电子档案归档范围是列入市城建档案接收范围的所有 建设工程。凡是记录与工程建设有关的重要活动，记载工程建 设主要过程和具有重要凭证、依据及参考价值的电子文件、相 关数据等都应属于电子档案的收集范围。 1.3 电子档案归档管理除执行本规定外，尚应执行国家现 行有关标准的规定。 2 建设工程电子档案的报送 2.1 建设单位为电子档案编报报送主体，必须落实专人做 好建设工程电子文件收集、整理和移交工作。勘察、设计、施 工、监理等单位应根据职责分工配合建设单位做好电子文件的 - 1 - 形成、收集、整理和移交工作。 2.2 建设单位在办理施工许可时，应与市城乡建设档案馆 签订 《建设工程档案报送责任书》，明确纸质和电子档案报送 责任和要求。 2.3 建设单位在组织工程竣工验收前，提请市城乡建设档 案馆对纸质档案进行预验收时，应同时提请对电子档案进行预 验收。 2.4 电子档案归档的基本要求： 2.4.1 电子档案的分类应按照《城建档案分类大纲》执行。 2.4.2 电子档案 的著录应按照 《城建档案著录规范》 （GB/T50323-2001 ）及 《淮南市建设工程电子档案著录要求》 （附录 1），通过 《淮南市建设工程电子文件在线归档系统》、 《淮南市建设工程电子文件离线归档系统》进行工程 （项目 ） 级、案卷级和文件级等信息著录，同时应按照保证其真实性、 完整性、有效性的要求，著录元数据和其他标识信息，著录项 目齐全、格式正确。 2.4.3 电子档案的加工应按照 《淮南市建设工程资料数字 化加工要求》（附录 2 ）执行。用视频或多媒体设备形成的视频、 多媒体和用音频设备形成的音频文件需通过转换，制成规范的 电子文件格式，正确导入 《淮南市城市影像数字化工作平台》。 2.4.4 电子档案的代码标识应按照 《建设电子文件与电子 档案管理规范》（CJJ/T 117-2007 ）执行。 - 2 - 2.4.5 各类电子文件的归档格式: 文本文件为 XML、TXT； 表格文件为 XLS；图像文件为 JPEG；影像文件 MPEG、AVI；声 音文件为 WAV、MP3。 2.5 电子档案的报送方式包括在线式报送和离线式报送， 建设单位可根据实际情况选择其中的一种或两种方式报送。 2.6 建设单位采用在线式报送电子档案的，应按照要求通 过 《淮南市建设工程电子文件在线归档系统》进行著录；在线 审核通过后，将建设电子文件著录信息及其元数据信息等通过 网络提交给市城乡建设档案馆；预验收达到归档要求后，对电 子档案数据进行光盘刻录及检测，移交市城乡建设档案馆。 2.7 建设单位采用离线式报送电子档案的，应按照要求通 过 《淮南市建设工程电子文件离线归档系统》，进行电子档案 元数据、各级信息的规范化著录，对电子档案数据进行刻录及 检测，报送市城乡建设档案馆预验收。 2.8 归档电子档案存储载体应采用质量和信誉度都较好 的 CD-R、DVD+R 或者 DVD-R 等一次性写入光盘；被刻录数据文 件要事先进行查杀病毒、木马等工作，防止恶意程序通过刻录 光盘交叉传染；光盘刻录完成后，要进行刻录质量验证，确保 电子档案质量和信息的完整性。 2.9 建设单位应及时向市城乡建设档