个性化财务查询软件刍议.doc

个性化财务查询软件刍议摘要:文章针对通用财务软件在日常查询使用中的不足,编写了符合杭州市铁路投资有限公司需要的跨年度个性化财务数据查询软件,并对通用财务软件的完善提出了建议。 关键词:建设单位;财务软件;查询;个性化;跨年度 一、引言 大型国有建设单位杭州市铁路投资有限公司成立于2006年末,主要从事城东新城9.3平方公里范围内的基础设施的开发、建设和管理,并完成区域内农民及居民的拆迁安置和各类安置房的建管工作,尤其是杭州火车东站东西广场项目,是其重点建设管理的项目之一。单位涉及的各类项目数量达数百个,目前已启动建设的项目均处于在建或基本建成的阶段。 随着国家加大项目建设投资力度,基本建设项目会计核算也显得越来越重要,近年我国颁布的企业会计制度、会计准则及应用指南,对基本建设项目会计核算涉及的内容不多,而现行基建会计制度规定不详细和不尽合理,已滞后于社会经济发展,给国有基建单位核算带来一定的困难,使企业财务人员无所适从,不知道该执行哪个制度或准则对基本建设项目进行会计核算。我们对基本建设会计核算仍然以现行的《国有建设单位会计制度》、《国有建设单位会计制度补充规定》和《企业基建业务有关会计处理办法》为准,具体会计核算时采用“一个账套、多个项目”的方式进行。 二、杭州市铁路投资有限公司采用的通用财务软件面临的问题 杭州市铁路投资有限公司目前采用的是通用财务软件,具备日常账务、部门核算、往来账管理和项目核算等基本功能。我们根据建设单位相关会计制度设置了会计科目并赋于科目相应的往来、部门或项目核算等属性,还根据立项情况设置了各类项目及子项目,通过一系列设置,通用软件已能够基本满足日常核算的需要。但作为通用软件,针对建设单位的具体特点,在实际使用中特别是针对各类查询的要求仍存在不足: 第一,查询跨年度财务数据不方便,查询往年数据需逐年切换,每次切换只能查询到切换年度的明细。由于建设项目实施周期一般为2-5年,涉及具体项目的会计信息每次只能查一年,遇到查询跨多个年度的财务信息时需不断地切换年度,既费时又费力,十分不方便。 第二,项目核算不方便,通用财务软件可提供的项目账查询功能较单一,难以满足大量的项目核算和查询需要。杭州市铁路投资有限公司的财务和管理人员经常要对各项目要进行不同角度的查询和统计,而该软件在提供项目查询时需要操作人员有极好的记忆力,记住相应项目编码以方便项目定位,而后提供功能较单一的查询。 第三,往来账核算不方便,杭州市铁路投资有限公司采用的是多项目、多科目、多往来的多重多对多模式,而通用软件可提供的往来单位核算仅能提供简单项目往来查询功能,不能快捷地查询有关往来单位余额的历年组成明细和通过明细账链接到凭证查询。此外,通用财务软件的往来账核销等功能使用起来也不是很方便,一旦反记账后,往来账核销的工作需要重做,降低了工作效率。 第四,细节仍需改进,通用财务软件在模糊查询凭证方面需要改进。由于杭州市铁路投资有限公司面对大量的往来单位、同时摘要内容类型多,笔者在查询某单位或某摘要时仅记得其中一、两个关键字,但软件对摘要字段只能提供单个关键字的查询,对往来单位则只支持代码查询,而且提供的查询结果不是列表,而是单张凭证,需要一张一张凭证的翻阅,也不是很方便。 三、提高效率,解决问题,笔者自编查询软件的思路和主要功能 (一)软件编写的思路 1、在本地电脑上生成用于查询的完整数据库。通过ODBC数据接口访问财务软件数据库,将不同年度和月份的财务数据按年月顺序联接起来,在本地生成一个用以查询的临时数据库,并通过必要的程序处理对其进行项目信息、往来单位、明细科目的梳理,最终在本地生成满足各类查询需要的完整数据库。这样做既可以减少对服务器财务数据安全隐患,也可以在后续本地财务查询中提高运行效率。 2、提供尽可能方便的操作界面(见图1)。(1)所有的查询结果均提供列表形式,通过双击列表中的某条记录自动链接到该记录的明细账列表,继续双击明细账中的记录可查询到该记录的详细凭证。(2)提供针对多个关键字的模糊查询功能,如“杭州,地质,勘察”等三个关键词,关键词间加逗号输入到往来单位栏内,在选项中选择“并且”,则提供的查询结果是往来单位信息中同时包括了“杭州”“地质”“勘察”这三个关键词的所有记录。如果选项中选择了“或者”,则显示的查询结果会有很多记录,因为“或者”意味着结果中只要有其中一个关键字就符合条件(见图1)。 (二)软件可以解决的主要问题及提供的主要功能 1、跨年度查询明细账、往来账、项目账。该功能为基本功能,通过对科目代码、摘要、项目名称或往来单位等只字片语的关键字可快速查询到需要的结果。 2、提供六种一对多模式的余额表查询,同时针对查询结