高效率会议的技术.pptx

高效率会议的技术;病症1：没人把开会当一回事。大家迟到、早退，在会议上最常做的事，就是在文件上涂鸦。 病症2：开会开到天荒地老，实际的开会时间总是比预期多出两倍。 病症3：开会时，讨论内容离题后就像泼出去的水，再也没有回来过。 病症4：开会后，决而不行的程度犹如透过水无痕，像没开过会一样。 病症5：会议里，大家都说了很多话，但说的都不是真话。 病症6：大家总是忘了带最重要的资料和数据进会议室，让决策一廷再廷。 病症7：会议的无聊程度一路一路走来，始终如一。大家重复犯同样的错误，没人想做任何改变。;要想成为一家成功企业，不能不学会如何开会。;50%的时间，浪费在无效会议上;学会如何开会，启动企业改革开端;一 会议6角色：会议中的6种角色定位 如果你是会议主持人 如果你是提报人或与会者 ;会议6角色 角色1 召集人 角色2主持人 角色3与会者 角色4提报人 角色5计时员 角色6记录员;如果你是会议主持人…… 主持人会议的5项技巧 会议前 技巧1 期望明确 会议中 技巧2 营造气氛、保持中立 会议中 技巧3资询可视化 会议中 技巧4归纳结论 会议后 技巧5继续追踪;如果你是提报人或与会者…… 有效参与会议的4项技巧 技巧1 提案具体 技巧2 1分钟演讲术 技巧3 建立体系 技巧4 引用提案 ;二 会议4步骤（高效率会议4步骤） Step1确认开会目的 Step2：确定开会形式 Step3：慎选出席者 Step4：完美结束会议;确认开会目的 让与会者有备而来以明确目的决定会议形式 1、决策与执行 2、解决问题 3、创意发想 4、凝聚向心力 “确立会议目的，决定一场会议的好坏，也决定会议的生死。 ;确定开会形式 选 对开会方法方法，对症下药、解决问题;慎选 出席者 控管出席者的质与量，会议快又有效 1.出席者的权限：出席者必须对于议题握有决策权 2.出席人数：人数过多将导致会议冗长 3.出席者的能力：具备相关知识、沟通技巧与决策力;完美结束会议 确实记录会议内容，利于追踪检讨;三 会议整理5图表： 鱼骨图； 关联图 亲和图 逻辑树状图 SWOT表矩阵图 ;四 会议必备4能力： 聆听力 发问力 回答力 决策力 ;开会必备能力一 聆听力 如何成为积极的聆听者？ 排除内外障碍 主动了解他人 听出议题和动机的差异 分辨理性和情绪 提供适当的回馈 注意肢体语言 ;开会必备能力2 发问力 如何问对问题？ 让听者投入，思考并参与 看看对方说那句话是否真有那个意思 查清楚别人知道多少 搜集情报 重新掌握谈话的主控权;回答力 如何从容回答问题？ 站在批评者的角度想问题 试着将问题及答案写下来 不要临阵磨枪 重复问题的结尾 用限定法陈述意见 当你真的不知道答案的时候，就说：不知道。;决策力 如何提升会议决策品质？ 目标设定 运用理性决策模式 找寻与信念矛盾的讯息 思考局外人会如何看事情 尽量增加你的选择 勇于面对风险 ;五 会议12种形式（高效率会议12种形式）： 站着开会、禁带电子产品、时间限制、主管离场、视觉会议、世界咖啡馆、开放空间科技、头脑风暴、环境引导、创新激荡、午餐会议、移地会议;1、决策与执行 站着开会 所需时间：15分钟以内 适合频率：每日尤佳 少人数5-10人 同一时间、地点，15分钟内结束会议 缩短开会时间，追踪进度快、狠、准 禁带电子用品 所需时间：1小时为主，最多不超过4小时 少人数30人以下 干扰会议进行的事物，全留在会议室外收起电脑、手机，专注做决策、想创意 时间限制 所需时间：1-1.5小时 适合频率：一星期1-2次左右，甚至是每一次开会都采用这个方法 多人数30人以上 设定详细议程，严格控管开始与结束时间 减少开会次数与长度，提升工作效率 主管离场 所需时间：1小时-1天不等，不可超过一天。 适合频率：不定。适合已有明确议题，征求（大量）提案并做出决策时。采用企业：日产汽车 多人数10人以上（需提出多种提案） 讨论议题、产生提案（主管离场） 决定提案实行与否（主管进场） 区分“提案权”与“决策权” 不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定 ;2、解决问题 视觉会议 所需道具：白板和大海报 适合时机：解说抽象概念或条列式流程 适合搭配：头脑风暴、开放空间科技 少人数30人以下 整合文字与图像，厘清事物间的关联性 抽象议题具体化，加速讨