档案的一体化管理模式浅探.docVIP

档案的一体化管理模式浅探作者：高朝霞来源：《科技创新导报》2011年第18期 ????????摘 要:随着数字化、网络化的不断深入,档案本身也发生了转变。档案的一体化管理模式就是应运而生的一种新型档案管理模式。 ????????关键词:档案管理文档一体化 ????????中图分类号:F239 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(c)-0215-01 ????????随着数字化、网络化的不断深入,档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式,网络信息管理模式到知识管理模式。并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。而档案生命周期理论的产生和发展为档案的阶段管理奠定了理论基础,为实现档案一体化管理提供了理论依据。 ????????1 档案的一体化管理模式内容 ????????1.1 信息一体化管理 ????????信息一体化管理．其实就是指企业的档案工作、情报工作,图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中．既要注意提供历史的信息和现时的信息,又要注重超前性和预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程,企业文化、科技成果等编研成果,为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠的凭证:另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统．实行现代化管理．同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。 ????????1.2 文档一体化管理 ????????文案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文档一体化管理是借助计算机和网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。主要包含以下几个方面。 ????????（1）文档一体化的目标 ????????实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。 ????????（2）文档一体化的原则 ????????在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:全程管理原则。电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也曰趋模糊,文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原则。前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合;集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性．增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。 ????????（3）文档一体化管理的具体内容 ????????文案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化,流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段．就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件．档案信息进行合理协调．使文件、档案都能发挥最大的效用。 ????????（4）文档一体化管理的技术保障 ????????文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。首先．数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文档一体化管理有了实现的技术基础。 ????????2 档案的一体化管理模式的特点 ????????2.1 一体化管理不受时间及工作环境的限制 ????????一体化管理操作没有太多的时间限制,利用者和工作人员可随时上网利用和工作。工作环境由管理人员、利用者及办公用具集合在特定的场合中代之以单位网、计算机系统、电脑工作台。管理人员、各部门及利用者之间也可以不是集中在特定的办公地点,而是由网络连接的所在地