打电话时应注意的20方面.docVIP

打电话时应注意的20个方面 作为打电话者应尽量为接话一方着想，这样既表现出一个人的风度，同时也是理所应当的事。在你所有的电话中，更多的可能是商业电话。这就要求你必须具备一定的商业基本常识和礼节，但有时你也会遇到一些令人不大愉快的紧急电话。以下几点是你打电话时应该考虑的几个方面： 　　1、理清自己的思路 　　当你拿起电话听筒之前，应先考虑一下自己想要说些什么？不要在毫无准备的情况下，给他人打电话，你可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题或草草写下想说的事情。 　　2、养成随时记录的习惯 　　在你的办公桌上，应时时放有电话记录用的纸和铅笔。一手拿话筒，一手拿笔，以便能随时记录。 　　3、立即表明自己的身份 　　当你拿起电话时，首先道出自己的身份以及自己所属的组织的名称。然后以“您好！”“你最近怎样？”或者“一切都还顺利吗？”或类似的问候作为你们谈话的开场白。称呼对方的名字，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。 　　4、确定对方是否具有合适的通话时间 　　当你给他人打电话时，他们也许正忙于自己的某一事情。你应当表明自己尊重他们的时间，并给他们足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方问一下： 　　“您现在接电话方便吗？” 　　“您现在忙吗？” 　　“您现在有时间同我谈话吗？” 　　“这个时候给您打电话合适吗？” 　　“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”等等。 　　5、表明自己打电话的目的 　　当你接通电话时，立即向对方讲明自己打电话的目的，然后迅速转入所谈事情的正题。职业专家们认为，商场上的机智就在于你能否在三十秒内引起他人的注意。最有效率的领导几乎从来不花费一分钟以上的时间因为任何事情进行讨论。 　　6、给对方足够的时间作出反应 　　即便你想迅速解决某一紧急的事务，也应该给对方足够的时间，让他们对你的要求作出反应。如果你拿起电话说个不停，那会使对方误以为你正在朗读材料呢。 　　7、避免与旁人交谈 　　当你打电话时，如果你中途与身边的其他人说话，这是极不礼貌、也不合适的行为。如果你万一这时有一件更加重要的事情需要处理，你应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这些事情，不要让他人久等。如果你考虑到对方等候的时间可能会长，你可以向对方道歉，然后过一会再打过去。但在你打电话时，最好要避免这种情况的发生。 　　8、设想对方要问的问题 　　当你在电话中与他人进行商务谈话时，对方肯定会问你一些问题，所以你应该事先准备好如何作出回答。一位公司的总经理助理给城外的分公司的一位专家打去电话，请他参加总公司的会议，那个专家听后立即说道：“为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？”在这种情况下，一个拙劣的回答可能是：“我想您最好来这儿。”但如果你事先预想到了这样的回答，并且能十分机智地给予反馈，你就可以回答说：“您是这方面的专家，而且我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。”听了这些话，那个分公司的专家当时就改变了态度——“好的，我会准时参加的。” 　　9、道歉应该简洁 　　有时，你不在的时候会有人给你打电话，并且要求他人记下电话转告你。当你回这些电话的时候，不要在一些繁文缛节上浪费时间。例如：“我尽早给您回电话，”或“我昨天想给您回电话”或“接到您的信我就立即给您回电话，但是您一整天都不在。”所有这些只是过去的事情，只能耽误你目前生意的时间，过多的解释也是毫无意义的。 　　10、不要占用对方过多时间 　　当你主动给别人打电话时，尽可能避免占用对方时间过长。如果你要求对方查一些资料或说出某个问题的答案，就可能占用电话时间过长。因为在大多数情况下，对方不一定马上就能替你找到资料，或者立即给你作出一个肯定的答案，你必须给予对方一定的时间。如果你给他人打电话时间过长，对方可能十分反感。因为也许他正等着处理某一事情，他内心期望你立即放下电话。因此，当你考虑到对方可能过一段时间才能给你答复时，你可以先挂上电话，要求对方回电告知你，或者你过一会儿再打过去，这样就不会过长时间地占用他人的电话线，以影响他人的正常业务。 　　11、拨错了号要道歉，决不可挂上了之，因为这样是很不礼貌的 　　如今有了拨号追踪技术，对方很可能借助该技术找上门来，兴师问罪，这样会给你个人和所在的公司带来不良的影响。道歉的态度要诚恳，话不必多，只说“我可能拨错号了”就行。切记不可盘问对方为什么不是自己要找的人。放下话筒前，最好问一下对方的号码，看是不是与自己所拨的号码相同，以免再次拨错。同时，别忘了要道声“再见。” 　　12、要报出本人的姓名和单位名称 　　说：“你好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？”如果是秘书接的，等本人来接时，还需再报一次姓名和单位。为使对方能听清楚，说话节奏应比交谈时稍慢些。 　　即使是经常通话的人，也不可省去