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浅析高校档案信息资源集成管理 　　摘 要: 新时期高等教育改革向纵深发展,高校的内外部环境发生了很大的变化,高校档案管理的数据、资料日渐复杂,长期以来只侧重于信息资料的收集汇总、集中管理,其资源共享的作用无法真正发挥。本文通过分析高校档案信息管理存在的问题,借鉴运用集成管理理念和模式对高校档案信息资源进行整合、档案管理过程和技术进行重组、档案信息服务进行优化,使高校档案信息发挥更大的作用。 　　关键词: 集成管理 高校 档案信息资源 　　 　　随着档案价值的日渐提升,人们对档案的要求已不仅限于“管好”,更多地要求“用好”。尤其是近几年国内高等教育的改革和发展,高校办学规模日益扩大,档案作为教学管理的主要内容之一,也日渐凸显其重要性。高校档案管理正从单一的传统管理模式向多元化科学管理模式转变。 　　而随着计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯技术的不断介入,档案集成管理也应运而生。在2004年10月结束的第十五届国际档案大会上,各地专家频繁提到“Integration或Integrated”,即“集成”,目录集成、数据集成、信息集成、多媒体集成、数据库集成已成为数字档案馆建设和档案网络互操作性研究的重要内容。 　　一、高校档案信息管理存在的问题 　　高校档案指的是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合。传统高校档案信息管理的馆藏结构、接收模式、服务手段等多已滞后,存在以下问题。 　　1.缺少统一规划与有效管理的整体化理念,档案信息分散。 　　一些高校档案工作缺乏“大档案观”,发展欠协调,没有形成一个完整的档案信息管理网络,存在建设重复分散、浪费和效率低下的问题。特别在办公自动化、数字网络化及档案信息、科研和教学资源的共享方面,缺乏馆内资源集成与整合意识,缺乏对馆藏资源的特色定位,缺乏对特色资源的有序化开发与整合,使得档案信息整体效益得不到发挥。 　　2.档案馆藏结构单一,载体形式较少,档案信息利用率不高。 　　高校档案馆长期以来习惯于为领导机关服务,重视对机关各部门产生的档案信息的收集,而忽视对教学、科研和师生员工个人利用需要及相关材料的积累,现有馆藏中大多以纸质档案为主,其他载体相对较少。档案工作人员埋头于整理档案多,对档案信息开发利用少,一般只是提供接待查阅服务,提供的也常常是未经开发的原始信息。 　　3.档案管理专业化、规范化问题突出,人员素质有待提高。 　　各高校档案管理自成体系,规范化问题较为突出。而档案工作一直被视为专业性不强的工作,许多工作人员只是通过岗前培训,有的甚至未经培训就上岗,与高校教学一线的教师相比,整体素质偏低。 　　上述问题亟待解决。高校档案馆要想得到大发展,必须走扩大外延、丰富内涵之路,即“集成化”管理,这也是顺应时代潮流,向综合化发展的必然趋势。 　　二、档案信息资源集成管理概述 　　1.集成管理的概念。 　　集成的哲学内涵是指由系统的整体性及其系统核心的统摄、凝聚作用而导致的使若干相关部分和因素合成为一个新的统一整体的建构、序化过程。从管理的角度来说,集成是指一种创造性的融合过程,即在各要素的结合过程中,注入创造性的思维在里面,使得各要素有机地结合在一起,充分实现优势、功能及结构的互补,实现整体优势最大化,产生“1+12”的功效,形成一个相互融合的整体和功能最强、效果最优的系统。因此,集成是一个动态的过程,集成理论的精髓就是优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合。 　　所谓集成管理就是效率和效果并重的一种管理模式。管理对象的重点由传统的人、财、物等资源转变为以科学技术、信息、人才等为主的智力资源,重在提高管理的知识含量及激发知识的潜在效力,强调的是要素整合、优势互补和全方位优化,突出的是一体化的整合思想。 　　2.高校档案信息资源实行集成管理的必要性。 　　(1)时代发展的趋势要求档案信息资源实行集成管理。一是信息化时代对档案工作提出新要求。信息时代人们对档案种类和服务质量的要求在提高,高校档案不仅为学校党委、行政决策服务,还进一步为教学、科研、学科建设、对外合作、学生管理、基本建设等领域服务,尤其与每一个普通教职工的切身利益密切相关。二是政治民主化的发展赋予了档案工作新的职能。这种职能延伸意味着档案馆正在从传统封闭式的档案保管基地这一单一功能向档案保管基地、档案信息中心、现行文件查阅中心和政务信息中心等多格局、多方位的功能转变,在服务内容和服务方式上要有所创新。三是信息技术的发展为档案信息资源集成管理的实现提供了支撑。 　　(2)现有档案管理工作弊端要求档案信息资源实行集成管理。一是现有档案管理体制存在的问题对档案工作提出了新要求。档案馆、机关各单位各自为政、相对封闭、缺少沟通,导致