导师辅导知能研习会标准作业流程.DOC

20【導師輔導知能研習會】標準作業流程 業務 內容 作業流程 作業時間 應注意事項 使用表單 規劃課程 確認輔導研習會舉辦日期 每年2月28日前 於學年行事曆訂定日期詳細步驟 安排及借用場地 每年3月31日前 行政大樓7樓第一會議室（130人）。 填選租用申請單詳細步驟 相關場地借用登記表 決定本學年輔導知能研習會主題 每年9月30日前 彙整前學年回饋統計及同仁反應，詢問校長與學務長意見 回饋問卷統計結果及建議 邀請講師 邀請講師 每年10月30日前 列出對研習主題有專長的師資 參酌學務長意見，列出邀請先後順序，於期限內完成邀請程序 再次與講師聯繫 每年1月31日前 電話聯繫講師確認研習會相關事項 簽案奉准 撰寫活動計畫書 每年寒假結束前 與學務長、校長確認出席時間、流程、場地。 依據校長和學務長意見，修改活動流程 3. 撰寫活動邀請函，附回函、活動流程 活動計畫書 撰寫簽呈 每年寒假結束前 簽呈 公文簽核 每年寒假結束前 公文送回承辦人後，依長官指示於電子公文系統修改後，再確認送出。 宣傳 進行宣傳活動，以開會通知單、電子郵件宣傳 活動前4星期 1.附件活動計畫書、邀請函、回函 2.報名表備註報名方式 3.前2星期請學務處再轉發電子郵件通知 電子公文開會通知單、報名回函 報名作業 登載資料於聯合報名系統 活動前4星期 導師以書面傳真、電話報名為主，電子郵件報名為輔。行政人員以聯合報名系統為主。 報名截止後整理報名名單 活動前1星期 傳真、郵件、網路名單整合。依院系分類，名單呈主任、學務長、校長 報名清冊 行前通知 活動前3天 聯合報名系統以電子郵件自動寄發。提醒出席、攜帶環保杯。 活動籌備 撰寫活動籌備細節與分工表，於中心會議提請同仁協助 活動前2星期 訂定工作項目、完成時間 訂定器材清單 籌備細節與分工表 完成推薦書籍訂書程序 活動前2星期 訂書數量依報名人數+10%。 聯繫講師確認當日細節 活動前1星期 洽詢播放簡報所需協助、或器材 向講師要稿件大綱 交通接送事宜：接/送的人員、電話、交通工具、時間地點安排 確認用餐葷素 校內停車申請 活動前1星期 向警衛室申請：提供活動簽呈、停車時間、車牌、司機手機號碼 校車分派申請 活動前1星期 向總務處事務組申請，確認接的時間、地點，回程時間、地點 準備活動當日所需器材物品 活動前1星期 講義送印、海報設計與製作、座位牌設計與製作、茶點訂購、便當訂購、簽到表製作、回饋單製作、講師領據、講師費裝袋、器材裝箱：照相機、錄音筆、原子筆 簽到表、回饋表、領據 測試場地設備及各項器材 活動前1天 攝影機(充電)、底片、錄音機(帶)、電池、音響(效果)、麥克風、notebook、powerpoint效果等、遙控器、投影布幕等。 燈光、冷氣等操作方式。 講師或貴賓休息場地的安排 活動辦理 工作人員報到 活動前1小時 義工、工讀生、司儀 會場資料物品 活動前1小時 運到會場 場佈 活動前半小時就序 筆記型電腦、布條、座牌、簽到服務台、簽到表、準備分發手冊、回饋表、流程海報、清潔檢查、茶水、燈光、空調 外場 詢問，簽到，發資料、回饋單，會場指引，帶位。 注意服裝儀容、禮儀、配戴工作證 講員迎接 活動前半小時 先以手機洽妥迎接地點 招呼貴賓、講座 安排講座或貴賓至休息場地 講員費簽收、收回領據（確認收據簽名欄、身份證字號、戶籍地資料填寫清楚） 回程交通確認。 領據 內場 司儀、計時、照相等人員 用餐 場地、安排招呼、清理回收 攝影 熟悉器材、保管物品、注意回收 招呼講員離場 指引、代叫計程車、通知司機 散場 回饋表回收 會場收拾 回收資料、海報、路標…，回復原狀，保持整潔 活動結束 回饋表彙整、分析 活動結束2週內 統計結果可供成果報告及下次舉辨類似活動之參考 辦理經費核銷 活動結束2週內 檢查發票及收據之抬頭、明細是否完整 支出憑證黏存單、領據、公用清冊、經費結報單、公文掛號 整理成果資料 於活動結束後 整理各種檔案資料。將簽呈、計畫書、經費結報資料、開會通知單、活動籌備細節與分工表、出席回函、簽到表、回饋單、回饋統計分析、講義歸檔 附上活動照片（必含活動名稱）及回饋單。 ※最近修正日期：98年05月20日