公司物资购流程及管理规定.doc

物资采购管理规定 目的： 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本规定。 一、月度采购计划原则： 1、公司所有部门和所有物资一律按月度采购计划进行采购，各部门每月底28 日前预先做好下月《采购计划表》；物资《采购计划表》由相关的部门负责人审核确认后统一提交到仓库，仓库负责人交董事长审批后安排采购编排采购计划。在集团公司内其他子公司调拨的物资（地板、吊顶板等）由仓储部按项目预算办理采购手续。 2、《采购计划单》外的应急物资，如工程项目或生产设备所需订购特殊或应急的物质时，单次采购价值200元以下的物品由部门负责人先垫付，单次采购价值200元以上的物品由部门负责人提出《物资申购单》审批后再采购，事后按程序报销。 3、办公用品和客户接待物品采购计划由行政部统筹申报，由财务部统一采购；项目需订购的物资（门窗、楼梯、特殊配件等）按项目预算（设计部提供详细的数据支持）由项目部统筹申报（允许按项目进度情况实施采购）；生产和工程所需的常用物资由仓库统筹申报； 4、物资采购流程： 见附件 二、常用物资采购计划申请 1、库房储备物品的采购申请。各部门负责人协助库房管理员做好物资（安全库存）量的基础数据统筹。 A、属于库房应该储存的日常用品、办公用品、礼品、劳保用品等，低于安全库存量时由库房管理员根据需要提出申购，填写采购申请单。使用部门应根据工程所需物资预算和月度采购计划上报给库房，由库管员统一填写采购单集中采购。原则上不允许常用物资零星采购。 B、新开发的物品或供应商，因物件规格和价格不详，使用部门和采购部门可先拟定规格和价格再列入采购计划，但在采购前采购员必须有三方询价单提供技术部审定，必要时需要提供样品参考 2、库房储备以外物品的采购申请（固定资产或订购物资） 库房储备以外的项目由各使用部门提出申请；申请之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。在库房没有储备的情况下，方可填写采购申请单。由库管员首先在采购单上签字确认。 3．1月度申购计划表单格式： 3．2物资申购单格式： 3．3物料三方询价单格式： 三、物资采购单的审批程序 1、凡需采购的物资，使用部门（车间或某岗位向部门负责人申报）拟定好《采购计划单》，由使用部门召集相关部门会审。 各部门对采购计划审核职能： 仓储部 ——审核库存及采购量 采购部 ——询价、核价 财务部 ——审核价格 设计部 ——核实数据 部门经理——初审 董事长 ——批复 申请单审批后复印4份，库房、申购部门、财务部、采购各执一份。 2、采购计划外的应急物资必须办理《物资申购单》手续，采购价值低于2000元的物品，采购申请单经财务部经理、副总经理审批同意后即可交采购员办理；采购价值高于2000元的物品，采购申请单必须经财务部经理、副总经理、总经理审批同意后方可办理。 四、物资采购的原则 1、办公物资采购项目依据采购单由财务部统一购买，工厂和工程物资采购项目依据采购单由采购部统一购买，未授权的部门不得自行购买。 2、采购申请单要填写完整，注明所采购项目的品名、规格、生产厂商、数量、用途等具体要求，特殊订购物品需图文并茂说明，不得在审批完成的采购单上私自涂改、添加采购项目，否则追查当事人行政责任。未报批的采购项目和填写不清楚造成的错误采购产生的费用由使用部门责任人承担，财务部不予报销。 3、采购员按照审批手续完成的采购申请单进行采购，审批手续不齐全不得私自采购，超出申购范围的物品采购必须征取分管负责人的同意后实施采购。 4、采购价值低于200元的，采购员可直接采购；采购价值在200元至1000元的物品，采购员需要做市场三方询价，把询价结果报使用部门分管的副总经理处，副总经理同意后方可采购；采购价值高于1000元的物品，采购员把市场询价报副总经理，上报总经理同意后方可采购。 5、如属专业采购项目，采购人员应及时与使用部门进行沟通，必要时由使用部门派人一同采购。 6、采购完毕，货送库房，验收入库后，使用部门指派专人办理出库等事宜。 7、所有采购项目各部门根据订单和生产进程情况提前做好预备，本着既节约成本又能提高生产效率的原则做好采购申请，专人安排采购员统一购买。确属应急采购的项目，只能由使用部门经理当面或电话通知财务部和采购部，采购员按照程序报副总经理同意后，使用部门应同时填写采购申请单，完善审批手续后财务方可报销。 8、原则上常用的物资都应建立，由采购部根据公司的采购制度制定供货协议，明确质量、质保责任和交期、付款及运输方式等双方履约条款。单次采购价值1000元以上，与第一次建立合作关系的供应商交易必须有供货协议并盖有对方公司的公章，外省供应商必须对方公司的营业执照传