公司文书档管理制度.doc

建筑公司文书归档管理制度 第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。 第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。 第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。 第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。 第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。 第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。 2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。 第九条：各部门兼职文书的职责： 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。 2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。 3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 第十条：归档范围： 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料； 3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书； 4、本公司的指示与上级机关的批复； 5、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等； 6、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料； 7、本公司职务任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料； 8、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料； 9、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录像等。 第十一条：各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由兼职文书集中统一保管。 第十二条：各部门应根据业务范围及当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 第十三条：公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职文书归卷。 第十四条：兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文件登记簿上注明。 立卷质量要求： 第十五条：为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。 第十六条：案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第十七条：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第十八条：在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的统一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合并立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第十九条：不同年度的文件原则上不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 第二十条：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第二十一条：卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角打印页号。 第二十二条：永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首