公司接待理制度.doc

公司接待管理制度 一、目的 为本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则对外接待范围遵循“平等、对口、节约、周到、必威体育官网网址”的原则，使客人高兴而来、满意而去。 1）宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。 4）接待用餐标准 ①招待重要官员、关系户—— 150元/人·餐以上 ②较重要官员、关系户—— 120～150元/人·餐 ③地方一般干部—— 80～120元/人·餐 ④外单位来人、常客（通常指工作进餐）——20～50元/人·餐 5）住宿安排与标准 序 招待级别 标准 审批权限 1 A级 四星级以上酒店 总裁 2 B级 三～四星级酒店 总裁 3 C级 三星级以下酒店 总裁 3、文艺晚会——不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，安排和选定节目。 4、参观游览——根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。　 五、接待内容和程序 1）接受任务——弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 2）布置接待——提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 3）迎接安排——根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 4）看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 5）安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 6）组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 7）送别——根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 8）小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 2、接待外宾：接待内容与程序与接待内宾基本相同，主要内容和注意点为： 1）迎送—— ①安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ②对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 2）会见会谈—— ①会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ②我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ③对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ④会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。带团负责人安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ⑤会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾最高级别领导人坐右边中间，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 ⑥如有合影，应事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 六、接待涉及部门相应职责及要求 1、申请部门：提前3天填报《客户来访申请表》（详见附件一），交由行政部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。 2、接待流程（见附件二） 3、行政部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。（具体细则参见附件三） 1）行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2）行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3）行政部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。 4）如需宴请，行政部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。 5）如需留宿，行政部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。 6）如需接送，行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。 7）行政部根据情况提前购买车票及机票。 4、接待人员素质要求。（具体细则参见附件四）。 七、信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。 （八）、附则 1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调