中小企业政事务管理制度.doc

行政事务管理制度 中小型企业行政事务管理制度 　　1．总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及必威体育官网网址级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。　　2．打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办单位之经办人校核、签字　　3．对外传真、公函秘书须复印存档　　4．文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人　　（） 复印　　1．公司复印作业由行政部秘书统一执行　　2．一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书　　3．客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印　　4．秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、必威体育官网网址标识等） 收发文　　1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任或义务。　　2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文秘统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。　　3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。　　4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。　　.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。　　.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。　　.每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》　　公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。　　.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。　　七 用印　　1. 本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。　　2. 公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交管理部秘书，由秘书登记于登记表。　　客户档案　　1．客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域　　2．客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本　　3．客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外　　4．特殊情况需复印时，须填报复印申请报批　　5．服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担必威体育官网网址责任　　　九 访客接待　　1. 来本公司之宾客由秘书负责接待。　　2. 接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。　　3. 秘书做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。　　十 办公用品　　（一）文具　　1．行政部负责办公文具的采购与领用登记　　2．行政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行　　（二）茶、水　　1．行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记　　2．定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序　　3．公司举办培训、讲座等大型活动时，行政部应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行　　十 固定资产管理　　1. 行政管理部对公司所有固定资产进行登记注册　　2. 固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处分申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。　　3. “固定资产申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送行政管理部。　　4. 财务部收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。　　5. 行政管理部收到“固定资产处分单”后，应依核准之方式处理资产