管理沟通第九章会议沟通的组织与技巧.pptVIP

Meeting Skill 本章的教学目的及基本要求 掌握群体沟通的内涵与特征、影响群体沟通的因素分析和如何组织会议，能熟练运用 本章各节教学内容及学时分配 第一节、群体沟通的内涵与特征 第二节、影响群体沟通的因素分析 第三节、新闻发布会 第四节、如何组织会议 第五节、会议情景体验 本章教学内容的重点和难点 重点：如何组织会议 难点：如何组织会议 本章教学内容的深化与拓宽 新闻发布会的组织与实施 本章教学方式 讲解与学生互动 情景体验分析 本章的主要参考书目 1、康青编著，《管理沟通》，中国人民大学出版社，北京，2006年3月 2、基蒂O.洛克，《商务与管理沟通》，机械工业出版社，北京，2006年5月 第一节、群体沟通的内涵与特征 1、群体 群体是指由两人或两人以上的个体组成的、具有稳定关系与共同目标的、彼此意识到同属于一群的集体 2、群体沟通 没有沟通，群体就不存在 3、群体沟通的特征 优点 集中智慧 融洽关系 消除偏差 缺点 耗时效率低 群体压力：从众心理 专家、领导压力 说而不做：“反正不是我一个人决定的”。 第二节、影响群体沟通的因素 1、文化因素 表达障碍：用词不当，词不达意，口齿不清，字体难辨，观念含糊，模棱两可，逻辑混乱。 语义障碍：一词多义。 文化程度障碍 经验障碍 2、心理因素 认识障碍：认知失调、知觉选择性 态度障碍：偏见 情绪障碍 人格障碍：性格、气质、价值观 3、社会因素 地位障碍 职业障碍 组织结构障碍 4、物理因素 自然障碍 机械障碍 距离障碍 信息过量的障碍 第三节 新闻发布会 一、定义 是指一定的组织或个人把有关新闻单位的记者邀请到一起，宣布有关消息或介绍情况，让记者就此提问，由专人回答问题的一种特殊会议。 二、特点 宣传性 正式性 耗费较高 三、新闻发布会要注意的三个问题 确保新闻发布会的必要性 要找好新闻的由头 活动要严密、规范、富有新意 程序、安排、避免与社会其他活动的时间冲突、安排地点和地址、注意新闻的准确性、新颖性、独到性 把握时机，提高组织形象 四、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 1、确定主题 2、选择地点和时间 3、选择合适的主持人和新闻发言人 4、准备发言稿与背景材料 5、准备辅助材料 6、选择记者范围 7、组织参观和宴请准备 8、现场布置 9、制定预算 10、做好接待工作 （二）新闻发布会程序 1、签到 2、发放资料 3、介绍会议内容 4、主持人讲话 5、回到记者提问 6、参观和其他安排 （三）新闻发布会效果检验 1、整理记录材料，总结备档 2、搜集报道，归类分析，是否达到目标 3、对照签到簿，是否均发稿件 4、收集记者、代表反应 5、出现不良报道，及时反应 第四节、会议的组织与设计 一、会议的分类 按照目的 告知信息会议 创意会议 分配任务会议 协调会议 按照规模 大型会议 中型会议 小型会议 按范围来分 外部会议 内部会议 你可能会经常遇到 §会议开始的时间到了，会议室仍然被其他人员占用，没有会场地 §会议开始的时间到了，投影仪无法正确连接 §与会人员需要在白板上表达自己的思想时，却发现白板笔无法书写； §与会人员迟到，会议推迟 §主要发言人讲的很差，含糊不清，根本就没有将思想能够清楚地表达出来　　 § 会议失去控制，跑题严重　 § 在开会过程中人进人出，会议混乱 § 会议开完了，大家各奔东西，没有人整理会议纪要，达成的意见没有记录　　 § 会议开完了，发现没有开会的必要，可开可不开的　　 § 会议的时间太长，在会议过程中废话太多 二、如何组织和参加会议 （一）明确会议目的 （二）确定与会者构成 （三）明确与会者角色职责 （四）会议的组织准备工作 （五）会议议程 （六）会议记录 （一）明确会议目的 ◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定 （二）确定与会者构成 同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡 （三）明确与会者角色职责 [自我检测] 根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论? 1. 会议主席角色 （2）会议引导 ·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。 （3）促进讨论 讨论，提问 （4）处理不同意见 ·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。 （5）作出决定 2. 与会者的角色