电子档案归档方法.ppt

硬件和网络准备 电子文件的移交内容及格式要求 （1）档案信息——给各级档案部门 文字资料：pdf、word 图纸、图片资料：dwf、jpg、pdf （2）运行维护数据信息——给铁路局运行维护部门 曲线表、坡度表、断链表、断高表等运行维护数据信息 。 报表数据：excel 电子档案的组卷及上传 （1）参数定义 以单位工程来组卷，由（牵头）施工单位在档案系统中定义好单位工程信息，并分配好各部门大致的组卷流水号范围。 （2）电子文档组织方法 一个单位工程对应一个文件夹。文件夹内的结构和内容如下图所示： 电子档案的组卷及上传 1、子文件夹的命名方式是：卷号+案卷标题。如：“001黄河南引特大桥竣工资料”表示黄河南引特大桥竣工资料的第一卷。 2、子文件夹中的文件命名方式： （1） 没有上传到建设项目管理系统中的文件：电子文档的第一页在本卷内的张次编号.pdf。如：001.pdf表示该电子文档的第一页对应本卷内的第一张纸质文档。（需要考虑一个文档含多页的情况） （2） 已经上传到建设项目管理系统中的文件（如检验批文件）：在本卷内的张次编号+建设项目管理系统中的文件名.pdf。如：0960301150300850206.pdf，“096”表示该文档在本卷内的张次为96，“0301150300850206”是该检验批文档在建设项目管理系统中的文件名。 电子档案的组卷及上传 3、子文件夹下的jnml.xls文件存放卷内目录内容，格式如下： 说明： （1）“文档类型”栏的内容是通过下拉列表选择赋值的。目前系统定义的文档类型分类有：开竣工报告及批复、施工小结、竣工工程数量表、决算附表、建交表（专业数据表）、变更设计、单位工程质量验收记录、分部分项工程质量验收记录、检查证（检验批）、试验报告、合格证、说明书、竣工验收记录、施工日志、图纸、监理文件、咨询文件、其他 （4）“给路局”：表示该项卷内目录中的内容是否需要移交路局。 电子档案的组卷及上传 4、操作步骤： （1）、先组织好纸质文档，然后将纸质文档扫描形成电子文档，并按顺序命名，如：001.pdf、002.pdf等，存放在相应的文件夹中。 （2）、将一个单位工程形成的文件夹打包形成一个rar文件，通过我们系统的页面，选择对应的单位工程后上传。 （3）、系统完成解包、数据入库 （4）、档案形成单位进入系统检查数据入库情况，修正错误数据。检查完毕后上报监理部门。 谢谢！ * * …… 文件夹（对一个单位工程） 子文件夹 命名方式：001案卷标题 jnml.xls 001.pdf 子文件夹 命名方式：nnn案卷标题（nnn为卷号） nnn****.pdf …… 10 施工数量表 。。。 5 施工小结 1 开工报告 备注 给路局 文档类型 张次 名称 图号或文件编号 *