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行政公文主题词标引方法与探讨 办公室 岳喜涛 一、行政机关公务文书的种类 国家行政机关的公文种类主要有13种： 1.命令（令）。 2.决定。 3.公告。 4.通告。 5.通知。 6.通报。 7.议案。 8.报告。 9.请示。 10.批复。 11.意见。 12.函。 13.会议纪要。 省国土资源厅的公文种类主要有10种： 1. 通知。 2. 函。 3. 批复。 4. 报告。 5. 请示。 6.通报。 7. 决定。8.公告。 9. 意见。 10. 会议纪要。 二、公文主题词标引方法 1、主题词概念、分类及位置 （1）主题词概念。主题词也叫叙词，是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。 （2）主题词分类。词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，主表分三个层次，第一层为类词，如“综合经济”， 第二层为别词，如“经济管理、文秘工作”， 第三层为属词，如“土地、通知”。 附表有2类298个主题词。华东地区—江苏， 二、公文主题词标引方法 1、主题词概念、分类及位置 （3）主题词位置。 主题词：国土资源　政务信息　工作 通知 . 抄送：市国土资源局；县委办公室，县政府办公室。 . 　 泗洪县国土资源局办公室 2008年2月10日印发 . 二、公文主题词标引方法 2、标引主题词的顺序 标引顺序是：一份文件主题词的标引，标引顺序是先标类别词，再标内容属词，最后标形式属词。 顺序如图： 提炼 查找 查找 确定 主题 别词 内容属词 形式属词 （类词） （别词） （属词） （属词） 索引 1-2个 1-4个 1个 二、公文主题词标引方法 3.选择主题词的规则 选择主题词的与顺序： 专指词—组配词—是上位词或相近词—自由词 选择主题词的原则： （1）下行文以发文机关确定使用的主题词表为准，上行文按上级机关的公文主题词表标引。 （2）有专指的主题词时，不用上位词或下位词，比如“差旅费”不用上位词“经费”做主题词。 （3）当单个主题词（内容属词）能表达公文的内容涵义时，就不用组配的主题词，如“会议费”不用“会议”和“经费”组配作为主题词。 二、公文主题词标引方法 3.选择主题词的规则 选择主题词的与顺序： 专指词—组配词—是上位词或相近词—自由词 选择主题词的原则： （4）在同一类别中确实没有合适的专指主题词时，可依据需要将不同“别”、“属”的主题词进行组配标引。 （5）在没有专指词，又没有组配词能正确表达公文主题时，可采用组合词方法进行标引，比如利用词表中“政务”、“信息”两个词组合成“政务信息”来表达一个完整的主题涵义。 （6）一份文件如有两个以上的主题内容，应集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引，最后标引形式属词即文种。 三、公文主题词标引应当注意的问题 1.把公文标题中的关键词作为主题词 例：关于印发开展学习贯彻十七大、解放思想创新学习教育活动的实施方案的通知 主题词：学习 贯彻十七大 解放思想 方案 规范性标引：国土资源 宣传 教育 方案 通知 三、公文主题词标引应当注意的问题 2.按照公文标题部分词语顺序标引 例：关于进一步加强国土资源档案工作的通知 主题词：加强 国土资源 档案 通知 规范性标引：国土资源 档案 管理 达标升级△ 通知 三、公文主题词标引应当注意的问题 3. 反映公文主题的别词和形式属词缺少 例：关于印发县国土资源局办公用品采购与管理制度的通知 主题词：办公用品 采购 管理 制度 规范性标引：财务 办公用品 采购 管理 制度 通知。 三、公文主题词标引应当注意的问题 4. 随意标引公文主题词 例：关于解除《国有土地使用权出让合同》的通知 主题词：出让 土地使用权 合同 解除 通知 规范性标引：建设用地 违规 用地 合同 处置 通知 四、公文主题词分类方法与词表编制的探讨 主题词表别词分为11个类别，其中： 国土资源即为综合类; 建设用地、土地利用、耕地保护、地籍管理、行政执法、地质矿产、纪检监察、财务、人事、文秘工作为业务类。 四、公文主题词分类方法与词表编制的探讨 四、公文主题词分类方法与词表编制的探讨 四、公文主