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办公自动化系统维护 系统交付使用后，开发工作告一段落。当系统运行后，这时的主要任务就是日常管理和维护，并根据运行情况对系统进行适当修改，保证系统为管理工作提供良好的服务。一、日常管理日常管理和维护，就是对系统的运行进行控制，记录运行状态，进行必要的修改与扩充，以便使系统充分发挥作用。它包括以下几方面。⒈维护系统的日常运行包括日常的运行控制，软、硬件的维护和机房管理等工作。⒉记录系统的运行情况对于数据处理情况、处理效率、意外情况、设备情况，要完整、及时、准确地记录下来。记录内容主要包括：⑴数据采集时间、地点、单位、数据量、数据类型、精确度及采集手段；⑵数据整理手段、整理时间、错误数据所占比重；⑶数据录入的速度和误录入比例，检错是否有效；⑷作业量、数据文件的存取率、更新率，故障情况，故障原因及修正情况；⑸各模块使用率，生产报表的数量和质量，分发的部门及部门的评价；⑹记录系统运行的手段，一方面是操作人员随时记录，另一方面靠计算机记录；大多数计算机都设有注册功能，随时记录各用户的账号、中断号以及进入系统和离开系统的时间。⒊有计划地对系统进行必要的改动以保证系统能适应环境的变化。⒋定期或不定期地对系统的运行情况进行回顾与评价以确定系统发展和改进的方向。二、系统检查系统检查是在平时管理工作的基础上，集中对办公自动化系统运行情况进行分析和评价。系统检查的内容有。⒈检查系统是否达到了预期的目标⒉检查系统中各种资源的利用率这主要是指包括主机、外部设备、软件及人力资源利用率。此外还包括信息资源，也就是目前进入系统的数据是否已得到充分利用，对办公管理工作起什么作用等。⒊对系统的状况做出评价检查人员指出问题，提出应从哪几个方面去改进。检查中应当考虑的问题很多，检查人员需要有大量的实践经验，只有在头脑中积累了相当多的经验后，才能在对比中发现系统的特点。所以，这对检查人员的要求是很高的。根据检查的结果，检查人员应该向领导或系统主管人员提出系统运行的评价与改进建议。三、系统修改在办公自动化系统投入工作后，有可能出现一些新的问题，如与原工作体系不够协调，未能充分发挥其效果等。这样，就有可能对系统的软、硬件做局部的、必要的修改。系统是一个整体，各功能模块都互相联系着。因此，对于系统的任何一处修改，都必须在全面了解情况之后做出。系统修改应按下列程序进行。⒈提出修改的要求，这一点可由接触系统的任何人以书面形式向系统技术主管人员提出，并说明要求修改的内容及原因。⒉系统技术主管人员根据系统运行的情况来考虑这种修改是否必要、可行，然后做出决定。⒊系统技术主管人员把修改要求进行汇总，指明修改内容、要求和期限，交给程序员修改。由于不断提出修改要求，系统不能说改就改，必须有计划、分步骤地进行，一般用版本号来控制。⒋在指定的期限内，由系统技术主管人员验收程序员所修改的部分，并在一个统一的时间内，把新模块嵌入系统中。⒌登记修改之处，作为系统向用户及操作人员的报告。四、系统维护任何系统都无法保证完善，免不了发生故障或不理想情况，需要及时地进行维护和改进。系统维护工作包括以下三个方面：㈠硬件维护硬件的维护包括计算机、办公设备（包括远程通信设备如电子交换机、多重装置与公用电话线路、高速数据交换线路、卫星线路等通信设备和复印机、传真机、打印机等日常办公设备）、机房和工作站等的日常维护和故障维修。日常维护要制度化，按时进行环境监督，保证温度、湿度、净化、电源、接地的正常。按期对设备进行检查，以及通过检测程序检测。发现各设备有异常现象必须及时排除。故障维修必须由专人负责，要在充分分析现场故障的情况下，提出维修方案，经过讨论后方可动手修理。修理过程必须有详细记录，千万不能一知半解，盲目拆装。局部维修设备可不停机进行，必要时才能停机修理。停机又分为计划停机和紧急停机。计划停机一般安排在休息时间或节假日，以免影响使用。紧急停机是发生紧急情况下不得不采取的措施，停机前必须对数据进行保护。对重要的系统，必须有备用的设备，以免造成工作的完全停顿。㈡软件维护软件维护是为了满足用户的要求或改正系统中隐含错误，修改或扩充部分软件中的程序。软件维护一般都在原有软件的程序基础上进行必要的修改，尽量避免涉及全局，并注意对修改的软件要有相应的资料文档备查。程序修改必须有一定的审批过程，不能各自为政，擅自更改。即便如此，这种更改也只能是局部的，不能是全局的。通过必要的修改，保证系统能够正确地适应用户的要求，适应环境的变化。㈢数据维护数据的维护是指对数据文件或数据结构和内容进行修改、增删、更新，以及对异常现象的处理等操作。另外，数据库的备份与转录工作也是数据维护的内容。而对数据库文件或数据库的日常信息处理业务则不属于数据维护的范围。第五节 办公自动化系统评价在办公自动化系统投入运行一段时间后，应该对其进行客观的评