办公文 用品管理规定.docVIP

辦公文具、用品管理條例 目的 本條例所指辦公文具是:公司各部門寫安樓人員及車間班組長以上的管理人員用于辦公的筆、墨、紙張、文件夾、信封、記錄本、繪圖儀器、計量儀器、工具…等日常用的低值易耗品. 辦公文具、用品的購買及發放: 2-1 公司各部門在每月25日前,填具「月份辦公用品計劃表」送管理部總務科,由總務科報管理部審查批準. 2-2 辦公文具、用品只能由總務科統一購買,發放,其它部門未經許可,不得擅自采購,否則,財務部不予報銷.特殊用品經公司副總經理以上批準后,可由各部門自行購買,依發票及所購物經總務科或物業科驗收登記並簽署后,財務部方能報銷.(屬一般低值易耗文具用品由總務科驗收,屬非低值易耗文具,用品由物業科驗收). 2-3 辦公文具用品的費用標準是:寫字樓每人月6元,班組長以上管理人員每人月5元,以部門為計算單位,實行定額包干,分級控制,每月超支,下月扣回;當月結余,下月留用,但最終不能跨年度計算.各部門領用辦公用品的人數應由人事部通知,並按通知之日起核準核增. (如屬較為貴重的辦公文具、用品,應由部門做專案計劃報公司管理部審批后,另行購置,不屬上列預算范圍) 3. 印刷品的購買及發放方法 部門使用的表單,需交付印刷者,無論新,舊表格均應經公司標準化委員會或它所指定 的分會核準格式后,經部門經理審查同意,按購置文具,用品的程序辦理. 3-1 各部門日常業務運作必備的表單,應加以整理,達到標準化. 3-2 在實施表單標準化之前,原已印刷的表單,原則上應繼續將之用完,以免浪費. 3-3 為節省行政費用起見,常用表單,應以委托專業印刷部門批量印刷為原則,盡量避免自行復印費用. 3-4 統一表單的規格:除圖紙及物品標簽外,設計表單規格時,一般以采用A4紙(210×290m/m)為原則,少數特殊的可采用A3(297×420m/m)或A5(148×210m/m)紙 3-5 凡需申請印刷的表單,事前均應經過公準司標準化委員總干事審核,編號登記,然后填寫「印刷申請單」送交管理部審批后交總務科統一辦理.待印刷完畢,由申請單位驗收后,財務部才給報銷,凡不按以上程序辦理的,責任自負. 員工領用的辦公用具、用品、在工作變動(離職)時,均應向管理部門辦理退交手續.否則,人事、保安、財務等有關部門不予辦理有關手續.確因特殊原因不能交還者,財務部門應配合總務科按價扣款索還. 領取辦公文具、用品的員工有妥善保管使用之責. 辦公文具、用品管理表格如下10種: 6-1 印刷申請單 6-2 印刷季報表 6-3 各部門寫字樓領用辦公用品、文具人員名單 6-4 各車間領用辦公文具、用品人員名單 6-5 各部門月份購置辦公文具用品計劃表 6-6 各部門月份購置辦公文具用品分類匯總表 6-7 各部門月份購置辦公文具用品費用統計表 6-8各部門月份辦公文具用品領用表 6-9各部門年度辦公文具用品費用開支統計表 6-10 辦公文具用品出入庫賬冊