协同办公软件.docVIP

第三章 协同办公软件 3.1 业务价值 通过实施协同办公软件，用户能够轻易获得如下好处： ? 通过电子化实现文档的管理、传递和审批，改变传统手工办公模式，提高办公效率 ? 提供电子邮件、电子论坛等方便灵活的交流方式，让员工及单位更具活力。 ? 利用公共信息库和讨论组，共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬。 ? 协调和协同工作，让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力。个人信息和日程管理，协助员工工作更出色。 ? 通过集中的信息处理，加强公司的管理和控制能力。 解决传统办公存在的难题，面向企业实际业务应用 传统办公中，信息以纸张，口头话语存在于不同的人手中，分散的信息需要集中的管理和共享。当组织跨越多个地域时，交流沟通变得困难，通讯成本提高。 采用协同办公，能够： ? 集中管理信息，使有用的知识得到不断积累 ? 通过简单的方式共享信息，使每个员工都能够得到更多的支持和帮助 ? 通过Email、论坛、留言等手段，加强交流和沟通，让单位更具活力 ? 摆脱时间空间限制，提供更加灵活的办公方式和手段 ? 有效的管理各种行政事务，提高办公效率 ? 通过工作周报，及时总结工作进展，发现问题，并不断改善 投入少，收益大 协同办公系统作为单位信息化的基石，不需复杂庞大的实施工作和高额的费 用，却能获得众多实在的收益： ? 网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用 ? 提高员工日常办公效率 ? 提高政策、制度、任务指标等信息的传播、共享速度 ? 提高各部门协同工作能力 ? 增强对下属部门人员的业务监管能力，提高其信息透明度 另外，协同办公还能带来增值的战略性投资回报： ? 建设透明化、协作型、学习型的单位办公文化 ? 提高员工业务水平；提高单位业务处理质量与反应速度 ? 建设国际标准的IT基础平台，建立开放性的业务模式 融合知识管理思想，采用先进Lotus Domino/Notes平台开发 协同办公基于知识管理理念，采用Lotus Domino/Notes平台设计开发，能够对信息提供的安全性保证，实现了消息、文档、知识的统一管理，并能够与人力资源管理、客户关系管理等其他业务信息系统融合，提供源源不绝的办公动力。 系统实施要求 协同办公软件作为一个IT软件系统，能够帮助单位实现协同工作。但为了使实施工作更加顺利，并能够达到有效的目标，单位在实施系统前应该加强办公基础管理，使其达到一定的规范，这些规范具体体现在以下几个方面： 1) 办公组织体系的设计要有利于办公业务过程的工作流。按照办公信息流 的要求进行岗位设置和工作安排； 2) 提高人员的办公专业素质。要提高人员的经营管理、办公管理、商务应 用技术的专业素质水平； 3) 要尽快制定办公业务过程工作流的标准，办公自动化是办公过程的规范 化、标准化、程序化的工作，如果业务过程存在着不合理现象、不规范现象，难以实现办公自动化的规范管理； 4) 要完善办公自动化的管理制度。如办公信息化的标准、内容、人员的管 理权限以及涉及办公业务流的岗位权限、信息流向； 5) 要建立与办公自动化管理相配套的奖罚管理条例。用管理措施进行落实 和检查。 6) 要建立统一的办公自动化管理思想和意识。 系统的先进性 以下从技术和功能的角度说明系统的特性： 先进性 系统的先进性体现为系统架构的健壮性。系统采用当前先进并且成熟的体系架构（如三层结构），以支持企业级的计算需求、以及面向网络/互联网的分布式计算，并且能够很好地支持将来的扩展和新技术/新系统的引入和整合。 可伸缩性 可扩展性指的是在实施系统中，系统的功能和性能可以在适当的加注相应的硬件和配置的投资便可得到相应的提高。我们的策略是通过实施基于三层结构的系统系统，优化从而能够提供极好的扩展能力，以满足业务迅速增长和变化的需要。随着业务的发展，应用的规模壮大，必然会导致办公场所的变化，分支机构的扩张等。协同办公系统可以构筑在分布式计算技术和Internet技术上，能支持：一套系统的多个功能模块可以实现物理上的（地理上的）灵活部署：即可集中一地，也可以分布式运行。 高安全性 就系统体系而言，系统提供的基于三层结构的系统系统具有如下的安全特性： ? 更多层次的保护 ? 中间层的设置隔离了客户端对数据库的直接访问。 ? 安全敏感信息实行集中式管理。 ? 业务系统中的用户身份验证、权限控制与操作系统、数据库系统进行优化集 成。 界面友好性（Friendly UI） 系统将在各功能模块的基础上建立统一的用户操作界面：所有用户操作界面将具有统一的形象和排列风格；建立集成各模块功能和信息的门户界面(Portal)。系统提供人性化的操作界面，方便使用，并会对各种需要办理的任务进行通知提示。 3.1业务系统组成及系统模块介绍 3.1.1系统功