物业专项服务转委托招投标文件范本6—外委物业管理信息系统软件招标文件.docVIP

六、外委物业管理信息系统软件招标文件 为了满足物业项目的日常办公和经营之需要，向入住的业户提供更好的服务，实现良好有序的工作流程，物业管理处决定使用物业管理软件对大厦实施物业管理。现阶段对多家公司的物业管理信息系统软件供应商进行评估，本着“公开、公平、公正”的原则进行筛选，选择软件实用性强、品质优良、价格合理、服务一流的软件公司。此次参加的软件公司请认真阅读本邀请函，将邀请函中要求的项目用文字进行详细的描述和解答。 （一）物业项目概况（略） （二）审核要求 1．审核公司的资格条件 （1）公司必须是独立法人单位。 （2）具有为同等类型物业项目服务的工作业绩及实际操作经验。 （3）具有相关的资质证明。 （4）公司必须具有工商局注册的营业执照。 2．文字说明书要求 （1）邀请函回函的编写：使用简体中文，用A4幅面纸书写，并装订成册。 （2）邀请函回函的递交：三份相同的文字说明书（由法人或授权委托人签署确认）及单位资格证明文件复印件（加盖该单位公章）封装在一个外装公文袋中，在外封上清楚注明项目名称和软件公司名称。 （3）邀请函回函交回日期：于 年 月 日止，迟交的回函文件将不作考虑，同时，在回复时将邀请函回函的电子版一并提供。 （4）评估：由物业公司组成评审组根据报价、企业信誉实力、企业服务能力等对回函文字进行评审。 （5）邀请函回函注意事项：不得擅自涂改或修订回函的原文，若有任何修改建议，须另附文件。如有任何缺漏、重复或不清楚的地方须立刻通知物业公司，改正有关的缺漏、重复或不清楚的地方。本公司保留进—步商议的权利。 （6）如对本邀请函有不理解之处，可在截止日之前向物业公司咨询。 （三）物业管理系统软件需达到的要求 1．客户服务部模块功能要求 （1）可以为掌握业户的基本情况提供信息的查询。包括业户单位名称、联系人姓名、地址、联系方式、钥匙发放、业户公司职员人员情况的记录及其变动情况、营业执照、注册资金、经营范围、业户单元编号、业户信誉情况、业户承租期限、业户免租期的具体时间、物业管理费的缴付情况记录等。 （2）建立业户的信誉情况档案，违规记录（如一年中拒交、迟交次数，原因等）。收费管理是物业管理中非常重要的一种管理功能，它是保证企业经营收入按时回收的重要手段。通过查询可以方便地掌握物业管理费收取情况、欠交总金额、业户欠费记录等。也可以进一步设定信誉级别及评价标准（还应参考其他方面，例如违章情况、非法经营、拖欠税款、群众举报等），动态地确定业户信誉等级，加强管理，或者作为处罚依据直至终止租赁合同。 （3）可以掌握业户的基本情况并且提供工程报修信息的查询，包括业户单位名称、联系人姓名、单元号码、联系方式，维修项目、维修人、维修时间以及进行回访的情况等。 （4）记录业户或来宾的投诉、问题性质、投诉方与被投诉方、处理回复等。 （5）综合服务管理。直接反映出物业管理的水平与质量。可以使各级人员，从领导到具体服务人员，通过查询直接了解物业的服务情况，存在的问题，问题的类属及性质，业户或顾客对服务情况的反映等。从中可以发现管理上存在的问题。同时也可以对从业人员的绩效考核提供依据。 （6）对二次装修的施工要有时间、单元、状态、人员等基本情况登记。 2．工程部模块功能要求 （1）对大厦管理内所有的机电设备设施及自有固有资产进行分类管理，从其采购到更换，对其厂家、名牌、型号、位置、数量、价格、维修计划、维修记录、保养计划、保养记录、巡查记录、保养计划、保养记录进行全面的管理（如强电系统查询系统需分为：高压配电查询系统、动力供电查询系统、照明查询系统、应急发电设备查询系统等）。 （2）备品备件的出入库管理。完成大厦维修、维护物品的库存物品统计、查询和出入库的统计管理。 （3）可完成每月大厦每家公司的电、水表数据的统计、汇总和计算工作；显示公司名称、位置、上月底数，同时可查询每家公司的能源使用历史记录、累计用量、倍率等。 （4）可查询各专业工具清单及工具借出、归还记录。 （5）可自动生成各类工程/库管等报表。 （6）二装管理。对于客户在大厦内部再次进行的装修情况进行管理，包括：图纸送审及审批情况、装修保证金缴纳情况、装修公司资料备案情况、监理公司合同登记情况、验收记录情况等。 （7）楼层平面分布图与相应单元显示。 3．财务部模块功能要求 （1）账务系统是财务管理系统的核心之一，与其他业务系统无缝联结，以资金流为核心反映企业的全面管理过程，总账系统主要进行凭证的录入、查询、审核、过账、汇总等操作，自动生成总分类账、试算平衡表、资金日报表等账表；同时提供往来管理、提供多币种处理、特别提供一科目任意种辅助核算，用于个人管理、部门管理、项目管理、跨年查询、组合查询客户资料等。同时与其他系统结合，提供全面企业管理与控制功能。 （2）账簿管