表格的编制和填写1.docVIP

表格的编制和填写 无论你的公司是什么类型和规模的，也无论公司处于什么性质的行业中，表格都毫无疑问是公司中沟通系统（包括内部的外部的）的一个不可缺少的组成部分。如果你在某些情况下要和表格打交道，就需要仔细思考它的用途何在，并了解如何有效地编制和填写它们。 表格的用途 表格的用途多种多样，各不相同。不管是在编制表格，还是在填写表格，重要的一点在于它们都是有用的。事实上，很多表格都不仅仅只有一种用途，它们常常属于下面三类用途中的一类或几类，即：提供信息、获得信息、记录信息。 提供信息：很显然，有些表格的编制是为了提供信息——内部的表格用于部门之间的信息提供，外部的表格用于一个公司向另一个公司的信息提供。比如，生产部向人事部递交一份人员增补申请书，要求他们招募一名新技工；一个公司给另一个公司发送一份货物通知单，用来确认根据所达成的协议货物已经发出。 获得信息：大量的表格是用于获得信息的。在组织内部，可能会让员工填写一份工作问卷，从而把所在的职位的资料信息收集起来进行分析和评定。公司还会把询价单寄给那些最有可能的潜在供应商，以了解他们的产品、价格和一般性的成交条款与条件。 记录信息：对于绝大多数表格来说，可能关键的用途在于记录信息——生产计划表是为某种产品的制造订出时间安排；现金流量预测表是对预计的和实际的货币流入和流出情况做出记录；员工评定表记录的是一名员工的绩效水平及其优缺点。通常情况下，使用表格是为了保存一个记录，我们可以把表格作为参考资料、检查表，甚至可能是证明材料，如表明货物已经发出，或有正当理由辞退员工。 编制表格： 不论你所在的部门是从事采购工作的，还是从事生产、分销、市场营销、财务或人事工作的，你都可能负责给你的部门编制表格。你甚至还可能为了更有效地管理自己的时间或用更清楚的方式与别人交流，而希望编制一些表格供自己使用。如果是这样，你应该遵循许多指导原则。具体来说，有效的表格常常具有这样一些特性： 简单、规范、适应面广、有吸引力、持久。 简单：要力图使你的表格尽可能简单，这样才会易于理解，并且能让别人很容易很迅速地填写它们。在表格中只包括那些必须包括的内容，并根据逻辑顺序来组织这些材料，还要留出足够大的空间以供填写。尽可能避免使用色彩、不同的字体、带阴影的区域、方框以及附加注解这些手段——它们会使表格显得杂乱无章，并对接受者造成干扰。作为使用注解的替代方法，你可以在员工拿到表格时向他们解释或与他们一同填写表格。可能还应该把填写表格的方法列入定期的员工培训课程里。 规范：你应该保证表格是规范化的，通常，只要可能的话，要使用与过去相似的布局、字体和用词。这有助于避免干扰，并向内部和外部人员传递一个统一的公司形象。表格的尺寸也应当是规范化的——要足够大以包容所有需要的信息，同时也要尽可能小以便于放置，如可以方便地放进信封、归档系统中等等。你可以把一些表格设计为两种尺寸，比如一种是A5规格，一种是A4规格，然后根据具体情况选择恰当的一种。 适当面广：在很多大公司中，同一个基本表格却有着各种不同的版本——五六种求职申请表或少说十余种员工评定表常常是司空见惯的事。其结果是，办公室里不必要的文件堆积如山，但人们却往往在使用这种表格时又选择错了版本。可见，切合实际的做法应该是，同样一种表格不超过两种版本——事实上，大多数公司利用文字处理器或计算机程序对一张表格做出一点小修改就能使它适合于不同的环境。显然，这比印制并贮备各种各样的版本更简单也更经济实惠。 有吸引力：每一种表格——无论是内部的备忘录还是外部的招标单——都应该看起来清楚整洁而且赏心悦目，为了达到这一点，可能需要表格做到易于辨认、有足够的空间、印刷效果好和用纸质量好。如果一张内部表格又小又窄，字迹模糊不清、挤成一团，用的又是最廉价最劣质的纸张，那么这张表格也必定得到相应的对待——人们只会把它视为一张废纸片而已。显然，用于外部交流的表格应该看起来更好，它的重要性决不低于内部表格。它们会给现有的和潜在的供应商、顾客以及其他人和组织传递一个专业的、一流的公司形象。 持久：表格应该能够持续使用比较长的时间，但这一点却常常被人们所忽视。我们必须设计好表格，以使它不会很快过时，并且需要定期更换掉那些浪费时间与资金的表格。做到这一点最简单的办法是，确保具体的日期——如“2004年1月”不打印在表格上，与未来没有太大关系的问题也应避免出现。为此，通常在表格中要包括“备注”一栏，它可以包含各种主题的内容。另外，我们可能还需要把表格保存起来并作为今后几年的参照资料——这又一次表明，要在尽可能的情况下，使用质地优良的纸张，这样不至于使表格显得皱皱巴巴、容易磨损和难于阅读。 填写表格 你可能要负责填写一些在你的部门内部周转的表格，甚至有可能不但要编制还要填写这些表格——这可不是一项令人羡慕的轻松任务！