五个图表轻松搞定简报.docVIP

5个图表，轻松搞定简报 在为做简报而烦恼吗？不要想太多无谓的花俏设计或动画，只要将文字转化为图表，选对正确的图表类型，不到半小时的时间，就能轻松完成一份图文并茂的简报。 要做简报不难，然而要做到提纲挈领、一目了然，就需要技巧了。 特别是现代人工作忙碌、时间有限，只有文字叙述的简报完全没有任何吸引力。以图为主、文字为辅是最重要的简报技巧，只要发挥创意，运用几个简单的图表，就能快速让人了解你要说的内容。 日经《上班族》（Associ诶^杂志最近特别制作专题，采访多位简报达人，分享他们个人的独门图解技巧，以下我们摘录其中最实用的几项建议给大家作为参考。 先想清楚简报的目的 《图解200》的作者永山嘉昭建议，在制作简报之前，应该要先思考以下几个问题，因为这关乎到图表呈现的方式。 ● 简报的目的是什么？ ● 你的对象是谁？如果对方重视的是细节或数字，那么你在制作图表时，就必须特别强调。例如，你不能只画出线条图，还必须标示出详细的数字。 ● 手边有哪些资料？这些数据彼此之间有什么关联？制作图表最重要的就是抓出重点，将文字转化为图表的形式。 因此，你必须多花时间整理手边数据，归纳出几个关键重点，分析这些重点之间的逻辑关系，这样才能知道要如何做成图表。 你必须要会的5种基本图表 制作图表并没有想象中复杂，只要学会以下5种最常用的图表，就可以无往不利。 ● 树状结构图：通常第1张简报必须说明这次简报的内容大纲，这时就可以采用这种树形图结构，让所有人一看就知道你要报告的重点以及层次。 在制作简报前，也可以运用树形图，系统化地思考报告内容，每张简报之间才会有清楚的逻辑架构。 ● 表格分类图：需要呈现精确的数字，同时进行多个项目之间的比较时，比较适合这种图表方式。 ● 集合关系图：与树形图不同的是，如果你要说明的事项属于同一层级，而且彼此之间相互关联时，就可以采用这种图表说明。 例如，分析某项新产品的潜在客户群。假设这项新产品可以满足3大不同消费族群，而这3大族群具有某种共通特质或需求，正是新产品的诉求点所在。 ● 位置关系图：如果要分析市场上不同产品或是竞争对手的定位时，可以考虑这种图表。 ● 流程图：流程的表现方式大致分为两类，一是单向流程，二是循环式流程。无论如何，步骤不要划分得太细，只要抓住其中最重要的几个大项即可。 掌握人们的阅读习惯 除了依据内容属性，选择适当的图表形式之外，也要考虑一般人的阅读习惯。日本山之内综合研究所的创办人山之内孝明认为，简报的版面排列必须注意以下几点： 1.最重要的内容放在最中间的位置。例如要介绍新产品的特色时，可将产品照片置于正中央，再于左右两侧空白地方说明产品特色。 或者，在撰写年度目标与行动计划时，不一定使用传统的由上而下的条列式写作方法，你可以将要达成的目标（也许是数字或文字叙述）放在中间，再将细部的行动计划写在左右两侧。 2.由左至右排列。如果有一个以上的图表，应该是由左到右。 3.由左上到右下。标题或是最重要的结论要放在左上方的位置，最后可在右下角摘要整理重点。 图表用色5大原则 简报的色彩运用也要特别注意，专门为企业设计与制作平面出版品的矢岛隆指出，图表的用色必须把握住5大原则： 1.颜色数量尽可能减少，并使用同色系，才不至于让版面看起来眼花撩乱。 2.大面积的颜色区块使用浅色系，感觉比较清爽，太鲜艳的颜色会有压迫感。 3.线条式图表可采用较鲜艳的颜色。 4.尽量采用冷色系与中性色系，但如果需要用到比较多不同的颜色作为区分，就不适用。 5.如果报告时必须使用投影机，记得图表颜色要加深，因为投影出来的颜色会比计算机屏幕上看到的要淡一些。 此外，矢岛隆也特别提醒，即使是文字叙述，用色也要很小心，一个段落中千万不要出现两种以上的颜色。 例如，标题使用不同的颜色，文字内容当中又用另一种不同颜色凸显某些重点，使用这么多的颜色等于没有重点。 应避免3大错误 除了要留意以上重要的基本原则之外，也要避免一般人在制作图表时常犯的错误。 错误1：图表过多，没有整合。 图表愈多不代表愈好，你应该要再多想，有没有哪些图表可以整合成一个图表。 举例来说，你可以用以下的图表来说明，公司如何透过客户支持部门，取得客户的反应意见与要求，并提出解释与改进。 但是这样还不够，你还必须画出客户支持部门与公司其它部门之间的关系，才能让所有人了解整体的作业流程。 事实上，这两个图表可以整合成为同一个，这么一来就简单清楚多了。 错误2：未达到图解的目的。 很多时候，虽然你运用了许多的图表来说明，但事实上根本没有达到预期的效果。 举例来说，表格式图表虽然简单好用，但不一定是最好的呈现方式。它只是整理数据的第1步，你应该再进一步转化成其它更容易阅读与快速吸收的图表形式。 假设，你要比较消费者对于你们公司与其它竞争对手的产品，在满意度上有何差别。最后