战略投资人王建硕：百姓网内部总结的高效开会法则.docVIP

战略投资人王建硕：百姓网内部总结的高效开会法则 在本文中，王建硕先生详细聊了聊百姓网内部摸索出来的高效开会法则，值得你花时间看一看。多说一句，百姓网内部员工仅有158人，而对比同行58同城与赶集网在未合并前，58同城的员工接近万人，赶集网员工近5000人。此外，百姓网挂牌新三板一年，公司市值近53亿人民币。 一个公司的创造过程基本上可分为两种基本形式： 其一，一个人的独自思考，独自工作； 其二，两个或以上的人共同思考，共同工作。 鉴于后者的成本高于前者，所以更加需要规范保证其高效。在讨论正式会议之前必须明确，我们认可一类会议是随机发生的。这种会议我们之前从来都没有意识到： 有些人在阳台或者楼梯间抽烟的时候随机地聊一聊； 相邻座位的人互相问一个简单的问题； 每天晚上大家一起出去聚餐席间的闲聊； 公司赞助的各种体育活动，或者早餐晚餐中的对话； ……. 所有这些会议我们不做要求，我们非常地鼓励这样的沟通。这样的非正式的、个人对个人的沟通效率远高于正式的会议。它们对于建立信任、相互理解的作用也远远超过正式的会议。 公司里常说的：「座位表远重要过组织架构表。」这并不是一句玩笑话。坐得近的人这样的非正式的沟通远超过坐得远的人。对于这种非正式沟通的认可和鼓励是我们这个组织非常鲜明的个性。 而本文所着重讲述的是另外一个大类的会议的组织形式：正式会议。对于正式会议的组织，根据我们的经验，在会议开始前需要明确下面五个方面的内容： 目的 限制条件 议程 会前准备 角色 接下来，我会详细分享这五个方面的内容。 限制条件这是比会议目的更强有力的一个约束条件。 通常每个会议必须有一个限制条件就是时间。常用的有30分钟、60分钟、120分钟三种选择。若是超时，无论目的是否达成都可以判定会议失败。 根据不同的会议类型，你可以从如下的规范中选取适用的： 同时只能有一个对话，一个时间只能一个人讲话； 一次抽象原则； 讨论不可以涉及某个话题，超过即被判为越界； 必须有结论，必须有明确的下一步； 不进入具体讨论，仅仅对最大的方向达成共识； 最终一定要有定稿，大家全票通过的放进阶结论，其他不能达成全员通过的则放弃。 未完待续，只要是会议组织者认为帮助会议更好的进行的规则都可以写到限制条件里面去。 总结一下，限制条件是会议成功的必要条件，结局只会有达到和失败两种状态。当限制条件失败后会议就失败了，而不论目的是否达到。所以从这个角度来说，限制条件是比目的更加强的一个约束。 一般议程是把30分钟、60分钟，或者两个小时的会议时间按照讨论的合理逻辑进行划分。时间本来就是如流水一样连续的东西，上一分钟和下一分钟没有区别，但会因为议程的存在而让时间有了一些分割线。 而这些分割线把时间无中生有地划分为不同的主题，从而把参会者的注意力协调一致地分割成了整齐划一的阶段。 会议的议程必须在开会前确认，有助于组织者以上帝的视野来通观全局，决定什么议题应该花费多少时间。 典型的会议议程包括如下内容： 有一些会议，可以通过会前准备的方式令会议更加高效。会前准备包括： 角色，这也是要在会议筹划中必须体现规划的。 若没有任何的规划，会议的所有参与者都会像参加所有的会议一样安静舒适地窝在会议室的一角，看似勤奋实则是一个休息的好时机。我们对这种现象坚决说不。通过角色的设定，可以让每个人紧张起来。如下是百姓网历史上常用的角色： 主持人。主持人正常情况下就是发起者。主持人的角色是明确会议目标、限制条件、议程和角色，在讨论的时候确保讨论按照会议的限制条件、角色和目标进行。主持人可以不参与讨论，只有当讨论跑偏的时候才需要干预。 此外，主持人还有一个最重要的角色就是严格按照议程的时间来组织讨论，并在每个部分的一半时间，还有3分钟，和时间到的时候给出提示。刚开始开会的时候一定会出现时间不够的情况，这时建议严格按照时间结束。这是在用一两个会议的失败为代价，推动整个组织向更好的议程安排、更好的会议准备、更加高效的讨论方向前进。 动议者。大多数的会议，尤其是决策会议，需要一个动议者。这个动议者负责提供动议以及支撑的资料。对于决策会议，决策人的任务根本上就是给出同意或者反对二选一的选择而不需要给出更多的结论。 参与者／决策者。若需要一个人或者多个人决策，则要明确地在会议的邀请中指出。若是没有，则是所有参与者共同决策。会议召集者需要明确决策的流程，确保在后者的情况下进行决策更高效。 旁观席。