商务信函书写范.ppt

商务信函书写规范;商务信函（包括当今常用的电子邮件的形式）是 公司之间往来的信函，间接代表着一个公司的形 象，所以使用一种良好的体裁或形式是非常必要 的。下面我们就分三个部分详细谈谈商务信函： 商务信函的构成要素 商务信函的结构 商务信函的形式;商务信函的构成要素;（1）信头;地址的书写顺序应遵循从小到大的原则。 第一行写门牌号和街名； 第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国 外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号； ; 地址中的标点符号需正确使用。 行末一般不加标点符号。 行中间该加标点的地方不应省略。 门牌号码与街道名称之间不加标点 城市与国家名称之间必须用逗号分开。 ;例如： (1) Yantai Risen import-export Company No.88 HuanHai Road Yantai Shandong Province Post code: 264000 P. R.China Phone (or fox):(0535) 6809181 (2) Guangzhou Mei Sheng Company No.100 XianLie Zhong Road Guangzhou ，China Post code: 510070 Phone or Fax (020) 3421-0312 ;商务信函信头的形式主要有并列式和斜列式两种 并列式：每行开头要左对齐（从目前情况来看，更为常用）。 斜列式：每行开头逐次向右移二三个字母的距离 例如：　　　　 　　 并列式 斜列式 　 16 Fuxing Street 16 Fuxing Street Haidian District Haidian District 　　Beijing Beijing 　　Post Code: 100035 Post Code: 100035 People’s Republic of China People’s Republic of China 　 Tel: Tel: ;（2）日期;日期可有下列几种写法： 　　① Oct. 20, 2010 　　② 10 May., 2010 　　③ 3rd June, 2010 　　④ Sep. 16th, 2010 其中，①最为通用。 ;（3）信内地址;几种信内地址的写作实例： ①致某公司： Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd. 66 Martins Lane London EC3V 7BH ②致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH ③致公司某人： Mrs. Jutta Brown Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH;（4）称呼;（5）标题;（6）正文;清楚原则 Clarity;用词要肯定准确，切忌含糊。 例1:The figures show a significant increase。 句中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用 具体数字替换，改为：The figures show an increase of 18%。 例2:We will deliver your goods soon. 句中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时 间，可改为具体的年月日，改为：We will d