高校学生档案管理的改革创新.pdfVIP

建设…………………… YE帅二l岫蚋E山东档案2014．5 高校学生档案管理的改革刨新 。高敏 高校学生档案是反映大学生在校期间学习、实践 档的，但实际情况是档案馆库房内堆积着近两学年的照 经历、道德品行、能力等各方面表现的真实记录，是我 片，而每一学年的照片数量是明显不够的，有些学院或 国干部人事档案的初始材料，也是非常宝贵且不可再生 上交的晚，或干脆没有上交。上交的照片中，尺寸参差 的资源。它在一个人出国、就业、考公务员、升学深 不齐，还有一些没有写照片说明，这些都给档案整理带 造、转正定级、职称申报、计算工龄、办理各种社会保 来了不小的困难。究其原因是，学生档案管理没有建 险等各方面中起着重要的凭证作用。另外，学生档案有 立起一套统一的规章制度，高校档案馆与学院及其他 助于学校、老师对学生进行全面真实的了解，从而改进 各职能部门在学生档案的形成、转交和管理等工作中 教学，调整专业设置，为学校管理提供信息服务和决策 的职权关系尚不明确，学校领导和档案馆的重视、监 支持。如果学生档案整理利用得好的话，它将不仅是外 督力度不够。 界了解某一个人在大学期间具体情况的真实材料，更是 (二)学生档案内容死板单一，利用率不高。现阶 一个人加深自我了解的便利窗口，～份青春的纪念册。 段我国高校学生档案的内容主要包括：中学阶段成绩、 2008年9月，教育部、国家档案局颁布的《高等学校档活动记录等材料、高校入学登记表、学籍档案、奖惩材 案管理办法》中强调，要丰富高校档案内涵，倡导“大 料、入党入团材料、毕业生登记表、体检表等。归结起 档案”理念，将学生档案纳入高校档案管理范畴并单独 来，这些材料都属于毫无感情的履历记录，形成的学生 设类。但在实际操作中，高校学生档案形成过程的复杂 档案是呆板冰冷的，缺乏个性，不够全面。这也导致了 性、档案内容的丰富性、来源的分散性以及缺少具有针 尽管学生档案整理费时费力，但除非特殊时刻，几乎没 对性的管理机制等特点，使高校学生档案的管理中存在 有人查阅学生档案的尴尬境况。 各自为政、权责混乱等众多问题，档案利用率更是异常 (三)学生档案的管理方式陈旧老套，数字化建 惨淡，急需引起各高校及档案管理部门的重视。 设落后。1999年我国相关部门做出扩大高等院校招生人 数的决定，进入新世纪以来，高等教育从以前的少数精 一、传统的高校学生档案管理中存在的问题 英式教育发展到现在的多数人接受教育。高等学校的入 (一)学生档案材料分散存放，缺乏相关规章制度 学人数逐年递增，高校学生档案越发具有归档材料种类 规范和监管。目前，各高校的学生档案有的由学校档案 多、流动性强、利用率高、工作量大等特点。现阶段纸 馆负责管理，有的归招生办、教务处或学院负责管理。 质化、人工管理为主的高校学生档案管理方式已经难以 虽然这些部门在学生档案管理方面都做了一定的工作， 满足现代化高等教育迅猛发展的需要。随着档案数字化 但由于没有统一的划分规范，没有统一的档案保管标 管理时代的到来及数字化技术的不断成熟，高校学生档 准，没有有力的监管制度，实际上，学生档案管理工作 案实行数字化管理已经是迫在眉睫的事情。 并没有受到应有的重视，各部门往往各自为政，管理方 式随意，有时还会造成学生档案积压等问题。以笔者 二、高校学生档案管理改革创新思路 了解的一个高校档案馆为例，每一届研究生的一寸照 (一)建立健全与高校学生档案管理相关的规章 及博士研究生的答辩照片是要及时上交档案馆并整理存 制度，加强监管，整合学生档案内容，使管理更加规范 40 ArchiVes I shandong 。建设……………………