9常用EXCEL功能(以2007版为例)综述.docx

预算人员应掌握的EXCEL基本操作 对于预算人员必备的基本工具—Office办公软件Excel，在操作上我们应当熟练掌握其中的基本用法。以下就以2007版本对常用的一些基本操作进行说明。建议参加职称计算机考试选择该模块，2003和2007版都可以，买一个普通的练习软件就可以学习。 本文中某些描述用语属于个人总结，可能存在与专业术语不一致的地方，请大家见谅。 一、基本常识： 以2007版本为例，打开一个Excel文件，就进入到以上界面。 在这个界面中包含吉大区域： （一）功能区 就是图片上方的功能菜单部分，主要应用的有几个： 1、左上角的图标，是文件的基本菜单，左键点开后如图： 我们一般常用的是保存、另存为、打印选项。建议预算人员在做表格时，特别是会产生多个版本结果的表格，要经常使用另存为功能，变更文件名，以保存原始文档。 然后下方的，里面可以进行一些表格工具的常用设置，这个看个人需求进行。里面会经常用到的有几个： 自定义选项中可以添加工具上方的快速访问工具栏 高级中的则是表格的显示设置比较常用到。 2、菜单工具栏 就是这一部分，也是工作中主要应用的部分。其中快捷方式的功能一部分会在后文说到，剩下的还需要自己多摸索使用。 其中，在开始、插入这些位置鼠标左键双击，则可以将工具栏隐藏，如图。 3、编辑栏 左侧是定位栏，可以快速定位单元格。右侧是公式编辑栏，可以在选中的单元格进行公式书写和编辑。fx也是函数快捷按键，在单元格先输入等号“=”然后点该按钮，就可以出现常用的函数公式。 4、工作区 左侧为行表示，上方为列表示，中间是可编辑的内容。行列均可以用鼠标直接拖动，改变行距和列宽，也可以点右键弹出菜单后根据需求选择。 常用到的有设置行高，隐藏选项。 5、状态区 就是表格下方的部分。 第一行是选项卡栏，一个工作表文件中可以创建多个选项卡，根据使用要求来创建。选项卡双击可改变名称，右键可弹出菜单。同样适用shift和ctrl选定操作。 下面一行是状态显示栏，默认显示平均值、计数、求和，右键可弹出菜单自行设定。 最右方可以调整页面显示方式、页面显示大小。用鼠标左键拖动，或者在100%位置点击左键精确定位，或者在文档工作区按住ctrl后用鼠标滑轮缩放。 二、常用公式： 公式可以用鼠标左键拖动或者在任务栏直接键盘输入的方式来进行，这属于基本应用，不在此赘述。 （一）基础运算公式 就是用＋－*/和（）进行基本四则运算。直接在单元格双击后用=号与其他符号编写公式即可。注意，所有的公式都要用“=”作开头，不然就不算公式而是文本。 比如：=A1+B2*(C3/D4) 其中，基本运算中的开方公式，在编写的时候应用“^”符号来书写，比如2的平方写为=2^2，4的开平方写成=4^(1/2),27开立方写成=27^(1/3)。如果是开方，一定要将开方的部分用括号括起来。 还要注意，excel的运算公式中没有中括号和大括号，全部用（）代替。 （二）求和： 两种方式：用普通的加法，或者用公式：=SUM(D4:D6) 代表从D4到D6格的合计数值，如果是(D4:E6)，则是指D4到E6这个矩形区域的。如果是(D4:E6,F8)，则是又增加了一个单独的F8格，再要添加则按住CTRL键鼠标左键单击即可。公式也可以从菜单栏的快捷方式中选择。 （三）if条件公式 条件公式也是一种常用的公式，主要用于设定条件后进行运算，比如“如果数值大于1则数值乘以2计算，如果不是则填3”这种就会用到。基本的公式是： =IF(A11,A1*2,3)，第一个A11是判断A1单元格是否大于1的条件，第二个是如果满足条件应返回的结果，第三个部分是如果未满足条件应返回的结果。中间用逗号隔开。 条件公式还能与其他公式组合，还能嵌套多层条件，比如如下形式： =IF(A430,IF(A461,A43*A46*SUM(B1:E3),A43*0.5),0) 就采用了双重条件，第一重条件是A43是否大于0，第二重是A46小于1，分别返回三种结果。 条件公式需要我们在做表格，特别是成本测算等工作时灵活应用。 （四）其他常用公式 在2007版本的菜单栏——开始栏——右侧，有常用公式的快捷键，只要用鼠标选择后，然后按照要求用鼠标框选计算范围就可以。 三、常用菜单选项 这里的常用操作就是指菜单栏中经常会用到的一些操作。我们应当熟知并灵活应用。 （一）开始菜单 如图，常用的命令有： 1、格式刷，符号为 2、字体设定， 其中加粗、斜体、下划线三个功能可以用快捷键ctrl+B，ctrl+I，ctrl+U来便捷操作。 边框选项中有多种边框可以选择。 3、对齐方式选项 合并后居中可以用来快捷合并单元格，也可以把选中的单元格回复到原来的打散方式。 4、数字表示方式 常用的就是百分比和小数位数操作。这些操作也可以在单元格右键菜单的设