当前加强档案数字化管理几点建议.doc

当前加强档案数字化管理几点建议 　　摘 要：随着当前社会经济的飞速发展，我国各个方面都加快了现代化建设的脚步。随着社会的不断发展，各种各样的信息扑面而来，传统的对档案信息管理的方式已经不能适应社会的需求，这也成了当前一个极大的考验。当前网络不断盛行，覆盖面积逐步扩大，对档案进行数字化管理已是大势所趋。许多部门如医院、人事管理、城市建设等已经开始对档案信息的数字化管理投入运行，以互联网作为技术支撑，计算机为核心，建立组织和完善相关的管理制度，利用计算机和数字信息等各种软件对档案进行数字化管理，某种程度上突破了时间质较高的基础之上，加上足够的硬件设施及规章制度，档案的数字化管理将成为社会各企业管理水平高度提高的体现。档案的数字化管理在现实生活中可以使人们工作变得更加简单、易操作，也更利于保管，使用得当的情况下会发挥不可估量的作用。当然，企业的各部门各层人员应当高度重视档案数字化管理的工作，积极配合，以便这种管理方式真正为人们带来较为乐观的积极作用 1 当前实行档案数字化管理可能出现的问题 ⑴没有建立相关完善的管理制度 对档案的管理是一个繁杂细致的工作，有关部门对文书档案并不能进行相应的管理，比如不能将档案管理纳入综合管理考核之中，这就使得相关人员在进行档案管理时不能各司其职，对于档案信息的收集不够准确，对于信息的管理不能进行严格分类，文书档案出现种种问题，这就直接影响了对档案进行数字化管理的进程 ⑵信息更新不准确 我国相关部门对档案的管理缺乏系统规划，相关人员对信息资料收集不上心、不及时，这些导致了对档案信息的管理处于一种杂乱的状态 ⑶硬件设施未达要求 对档案进行数字化管理对计算机等硬件有着严格要求，然而许多部门硬件设施不能做到与时俱进。相关的硬件设施及设备是实现档案数字化管理的前提条件和基础，没有足够的设备，一切都只是空谈，实现档案数字化管理也完全不可能 ⑷相关的管理人员专业素质不达标 在拥有足够完善的设备设施下，如果没有相关的专业人员来进行设备的管理，那这些设备也就只能是摆设，专业人员的技术是实现档案数字化管理的软实力。随着社会不断发展进步，对档案进行数字化管理势在必行，因而必须培养出相关的管理人员，提高他们的专业素质。但是当今许多部门严重缺乏对管理人员的素质培训，是实现档案数字化管理面临的又一问题 ⑸领导等各层人员不重视档案管理工作 领导及其他各层人员不能对档案管理予以重视、不负责任，使得档案管理工作长期处于一种无人管制的混乱状态，增加了实现档案数字化管理的难度 2 对档案进行数字化管理新思路 ⑴领导决策阶层积极辅助完善档案数字化管理 相关部门领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性，对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助，创造出一套与当前时代发展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度，比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去，调动工作人员积极性。同时加大在软硬件方面的投入，为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础，软硬件设施的完备加上制度的辅助作用，会加快我国对档案进行信息化管理朝着规范、科学化方向发展 ⑵加强相关人员专业素质培训 要想真正实现信息化的管理，就需要拥有一支爱岗敬业的相关专业技术人员。决策层应当建立一支专门的具备计算机技能、对软件开发和利用有经验的专业人员。为他们建立专门的科室，时时信任他们，建立相应的绩效管理制度，任务分解到个人，使他们做到各司其职。并且及时的对他们进行相关的培训，有条件的话可以邀请有关方面的专家来进行讲座，及时发散他们的思维，生活上关心他们，让他们真正做到踏踏实实搞研究，为相关部门实现真正的档案数字化管理贡献自己的一份力 ⑶及时更新完善相关信息 中国文化源远流长，经过这么多年的演变，信息量之大难以估量。随着网络的不断发展，利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念，对信息的更新不能做到既准确又及时，这就使得网络化档案管理工作趋于紊乱。因而应该加大对信息的管理力度，让工作人员改变以往事后整理数据的习惯，真正融入到收集资料的大潮中去，做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪，只有这样才能及时更新完善相关信息，从而确保各部门档案管理工作正常进行 ⑷资源为本、高效利用、依法治档 档案主要用于对相关信息进行完整、真实的记录，旨在为相关部门工作提供相关信息，只有信息足够准确，才能真正实现档案本身的作用。而且，在网络不断发展的时代下，需要定期对相关人员进行法律知识方面的培训，各部门营造出一种依法治档的氛围，使得相关工作人员拥有较高的法律意识，比如可以组织时间进行法律方面的辩论会，或者将法律知识纳入考核绩效等方式，推动各部