农学类公文写作及注意事项.ppt

簡報大綱 公文寫作 簽的撰擬 公文稿的撰擬 文書處理注意事項 公文寫作 公文寫作的重要 關係文書處理注意事項 是個人能力的表現 公文的意義 公文程式條例第1條規定： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 公文類別 公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等 製作要領 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整 「簽」的撰擬 何謂「簽」 「簽」是機關「內部」對某一案件的處理意見。 可以顯示從承辦單位、相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見。 是公務員最常撰寫的公文書。 格式 適切使用期望語 請　核示─提出擬辦意見簽核。 請　鈞閱─檢陳有關資料，請長官過 目。 請　核閱─（同上） 請　鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。 請　鑒核─除簽報長官瞭解外，並含有 請示之意。 請　鈞參─提供長官參考。 「主旨」 不宜太長 以不超過60字為原則 內容應包括「案由」及「擬辦」 「說明」 以對本案之背景、案情、法令規定、重要相關事項之闡述分析為主。 避免提出擬辦意見。 「擬辦」 文字避免與「主旨」重複 提出具體作法，細節之建議意見 案例 主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會， 　　　請　核示。 說明：據本校秘書室統計，本校公文處理時效，已連續三個 　　　月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳 　　　公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講 　　　習會。 擬辦： 　一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於 　　　○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。 　二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共○○人。 　三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之○○○擔任。 　四、每梯次講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話。 「公文稿」的撰擬 何謂「公文稿」 「公文稿」是機關要「對外」的意思表示。 於首長判行後，該文即對外發出。 「函」的格式 與制式的「簽」同，分為： 一段式：「主旨」一段完成 二段式：分「主旨」「說明」或「主旨」 　　　　「辦法」二段。 三段式：分「主旨」「說明」「辦法」 　　　　　三段， 「辦法」可視內容改用 　　　　　「建議」、「請求」、「擬辦」 　　　　　或「核示事項」等。 函稿的寫作要領 「主旨」為全文精要，力求簡明。 要具體提出行文目的與期望，或核復意旨。 函稿的寫作要領 函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，以便受文機關調案處理。 方式： 復○年○月○日○○○號函。 依據○○機關○年○月○日○○○號函辦理。 函稿的寫作要領 使用較簡潔之半文言語體，不適合用過於口語化之表達方式 例： 「請惠予查明見復」如用口語化寫成「拜託查清楚後告訴我們好嗎？」就不適合了。 不當用語舉例 「爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸」(此為威嚇性用語) 「貴處作法令人匪夷所思」(此為批評性、挖苦性用語) 「本校深感遺憾、悲痛」(此為情緒性、感情性用語) 文書處理注意事項 所稱『文書處理』 係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程 處理程序-1 文書應一律採用由左至右之橫書格式 各單位收發公文，得視實際需要採用收發文同號方式。公文製作應於電子公文系統上編輯、取號。 文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋章或簽名，並記明時間 處理程序-2 各單位公文之傳遞，應以送文單（簿）或電子方式簽收為憑；公文之陳核流程以線上簽核方式處理為原則 會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序處理。 收文處理-1 各單位均應設置登記桌，並指定專人負責，以辦理公文收發及查詢。 除最速件隨收隨送外，密件公文、本文及附件超過10頁之公文及附有實體附件（如：支票、發票、樣品…等）之公文，均以紙本方式分辦各一級單位。 總收文號按年順序編號。 收文處理-2 登記桌人員點收、分辦文件時，遇有必須退回改分之文件應由承辦人員在公文管理系統內填寫『改分銷號申請單』，註明「理由」經單位主管蓋章後退總收文改分。 改分二個單位仍未有單位承辦者，應陳請主任秘書以上主管核示改分。 經主任秘書以上主管改分裁定後，受改分單位不得再行退回改分。 文稿撰擬、會核-1 公文會辦二個單位以上，應使用「簽稿會核單」，並於簽稿會核單上簽註意見。 承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿前申請展期。 承辦人員簽擬公文如為密件、本文及附件10頁以上、保存年限20年以上或附有實體附件（如：支票、發票、樣品…等）者，以紙本簽核