文书与档案第三章公文管理教案.pptx

第三单元 公文管理; 公司总经理办公室秘书小王负责2014年文件材料的整理归档工作。该公司全年制发文件235份，收到外机关文件1378份。公司规定以“件”为单位整理，并按期向公司档案室移交归档。 为此，小王按照如下步骤进行：　　1.按照收文日期顺序依次排列1378份收文，按照发文日期顺序依次排列235份发文，按照排序结果分别填写收文和发文的《归档文件目录》。　　2.将所有文件按照排序依次装入文件盒。　　3.2015年10月12日，小王将收文、发文的《归档文件目录》以及装盒的归档文件一并移交给档案室，归档工作完成。;三、掌握归档文件的整理与归档方法;三、掌握归档文件的整理与归档方法;⑵文件的定稿和正式印发件合为一件;⑷转发文与被转发文合为一件;⑹文书处理单与相关文件合为一件;⑺报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，以一个自然本（册）为一件。;练习：;案例导入;第二步：分年度;2.跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度;（7）年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。;（13）为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要，可归入使用年度。;1.物联公司关于全体员工进行拓展培训的请示（2015年11月10日），上级单位关于同意物联公司全体员工进行拓展培训的批复（2016年3月1日）。这两份文件应该归入哪一年？;案例导入;第三步 分类别;（一）分类方法;1、组织机构分类法;（1）采用组织机构分类法的条件;（2）类别排列方法;2、问题分类法;（1）采用问题分类法的条件;（2）类别排列方法;（二）分类方案的编制;第四步 分级别;（一）上级类;（二）本机关类;8.上级机关下达的工作、业务、经费等指标文件，如内容是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。 9. 上级机关通报本系统或本行业工作情况（其中包括本机关的文件，放上级），如文件内容主要是针对本机关，并且是重大事项的放本机关。 10.上级机关的内部刊物、简报，是本机关内容的，放本机关。（如其中仅有一项是本机关或与本机关无关的，放上级） 11.上级机关的会议文件，本机关的发言和本机关的典型材料放本机关，其余文件放上级。;12.直属上级机关与有关机关的联发文件和共同召开的会议文件，属于本机关内容的放本级，非本机关内容的放上级。 13.本机关与外机关协商问题的来往文书，放本机关。 14.本机关与外机关的联发文件和共同召开的会议文件，放本机关。 15.本机关制发的文件，放本机关。 16.本机关转发上级机关的文件，与被转发的原件，一并放本机关；如被转发件属于政策法规性重要文件，则应与转发件分开，即转发件归入本机关，被转发件归入上级机关。 17.本机关转发、批转下级机关的文件，与被转发、批转的下级机关的原件，一并放本机关。;（三）下级类;第五步 鉴定（划分保管期限）;（一）永久保存的文书档案（第7条）;⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； ⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 ;（二）定期保管的文书档案（第8条）;⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； ⑦上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； ⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； ⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 ;第六步 装订文件;（一）装订要求;3.系统排列;（一）装订方法;（3）对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。