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文书档案整理 大方县档案局 陈扬斌 交流问题 一、概念与范围 二、“案卷”的整理方法 三、“件”的整理方法 四、两种整理方法比较 一、概念与范围 1.文书档案的概念 2.文书档案整理 1.文书档案的概念 文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件。 2.农村文书档案的范围 乡镇文书档案 党群工作类文件、人大工作类文件、行政事务管理类文件、编制人事劳资类文件、社会事业工作类文件、城建土地环保类文件、经济发展财贸类文件、政法保卫类文件 行政村文书档案 党群村务类文件、综合治理类文件、社会保障类文件、农业管理类文件、企业管理类文件 3.文书档案整理 文书档案的整理工作，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 二、“案卷”的整理方法 （一） “案卷”整理的原则 （二）“案卷”整理方法及其步骤 （一）“案卷”整理的原则 文书档案整理工作的原则： 充分利用原有的整理基础，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 1.充分利用原有的基础。 一般情况下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷，对于已经整理过的档案，档案部门不必打乱重整。对于不合理之处，只要做一些调整就可以了，以减轻对档案的磨损和节约人力物力。 2.保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。这种关系主要体现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面： ①文件在来源方面的联系 文件是一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的，形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案时，必须保持文件在来源方面的联系。来源方面的联系在一定程度上是划分保管期限的依据。 ②文件在时间方面的联系 形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴，这使文件之间历有一定的时间联系，如某一年度。整理档案时，必须保持档案在某一年度上的密切联系。 ③文件在内容方面的联系 文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的，文件形成者特定的活动，使文件之间在内容上具有密切的联系 。 ④文件在形式方面的联系 指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。文件的形式在一定程度上反映了文件的来源、时间、和内容性质，构成了文件之间一定的联系。因此，在某些情况下，档案整理也必须保持文件形式方面的联系。 3.便于保管和利用 这是文书档案整理工作的出发点和落脚点。 （二）“案卷”整理方法及其步骤 1.分类 2.组卷 3.卷内文件的排列 4.卷内文件编号 5.填写卷内文件目录 6.填写卷内备考表 7.案卷及卷内文件装订 8.填写案卷封皮及脊背 9.案卷排列 10.填写档号与档号编制 11.编制案卷目录及其他检索工作 1.分类 分类的方法一般有几种：年度分类、问题或机构分类、保管期限分类，问题或机构分类只能任选一种，在企业，一般按问题分类，在机关，一般按机构分类。 ②机构或问题分类 按文件材料内容所说明的问题（事由、主题）进行分类。 ③保管期限分类 即按档案的保管年限进行分类。保管期限，规定的档案保管的年限。 文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年） 年度——问题——保管期限 2008年 党群工作 永久、30年、10年 人大工作 永久、30年、10年 行政事务管理 永久 永久、30年、10年 编制人事劳资 永久、30年、10年 社会事业工作 永久、30年、10年 城建土地环保 永久、30年、10年 经济发展财贸 永久、30年、10年 政法保卫 永久、30年、10年 保管期限——年度——问题 永久 2008年 党群工作 人大工作 …… 30年 2008年 党群工作 人大工作 …… 10年 2008年 党群工作 （行政村）年度——保管期限 2008年 永久（党群村务类、综合治理类、社会保障类、农业管理类、企业管理类） 2009年 定期（党群村务类、综合治理类、社会保障类、农业管理类、企业管理类） 2.组卷 在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。 ①卷内文件材料齐全完整 指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其页数都应齐全完整。 ②保持卷内文件材料之间