秘书实务(会议管理).ppt

五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 2．显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种群体沟通的方式 六、会议的目的 ◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位 1.会议的时间成本 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？ 会议中秘书人员还有哪些工作要做？ 会议后还有哪些收尾工作？ 2、接站报到签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。 签到方法主要有以下几种： A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 B．大中型会议一般采用证卡签到。 C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D．座次签到方法。 E．电子计算机签到。 3、引导就座 与会者第一次入场时，会议人员应做好必要的引导，以便与会人员找到座次。 日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位，但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位就座。 有些会议在桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员。 3、引导就座 [小窍门] 与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。 大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。 4、分发文件 一般在签到时发放会议文件。 5、维持会场秩序 禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。 案例一 会议要必威体育官网网址 某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。 点评分析： 市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的必威体育官网网址也显得十分重要。 一些对手的渗透可谓不择手段。会议的必威体育官网网址工作不可小视。 6、内外联系，传递信息 开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全必威体育官网网址。 7、处理临时交办事项 会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。 8、做好会议记录 会议记录的形式可以多样：速记、录音、录像。 9、收集会议资料 一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。 10、编写会议简报 会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。 11、其他服务工作 会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会议记录、组织参观活动和娱乐活动等。 案例二 会后要落实 有一副对联：“今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲”横批：“无人落实”。这副对联批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍然乱收费。 点评：会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。 一要健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及时了解催办工作，解决出现的问题。 二是健全登记制度，建立催办登记薄，定期记载催办事项的进展情况。 三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映催办事项落实的情况。 检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办的内容、催办日期、受催单位、联系人、联系电话等，并按顺序编号。 【课堂小结】 会议前的准备工作很重要，它是开好会议的前提基础。会议中秘书人员的工作同样很重要，因为会议中会有一些突发事件发生，会有一些临时事件要办理，需要秘书人员有高度的责任心，有职业的细心和应变能力。 我们要认识到：秘书工作都是一些小事，实际上秘书工作无小事，有时候一个细节问题就会影响会议的议程或者效果。 ㈠ 会议主题或议题 会议的主要任务或研究讨论的主要问题 1 ．确定会议主题的方法 ⑴ 要有切实的依据 ⑵ 必须结合会议的实际内容 ⑶ 要有明确的目的 2 ．议题的来源 ⑴ 领导同志批办或指定汇报的问题； ⑵ 下级机关提请讨论的问题； ⑶ 上级指示需学习讨论、研究贯彻执行的问题 ㈡ 会议名称：根据会议的内容、主题和