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第五章 报 表 本章学习任务 5.1报表的定义与组成 5.2报表的分类(4种) 5.3创建报表(3种) 5.4编辑报表(主要4种操作) 5.5报表排序和分组 本章学习任务（续） 5.6使用计算控件 5.7创建子报表 5.8创建多列报表 5.9设计复杂的报表 5.10打印、预览和保存报表 5.1 报表的定义与组成 5.1.1 报表的定义窗体的概念和作用 报表是Access数据库的对象之一，它根据指定规则打印输出格式化的数据信息。 报表的功能： 报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。 报表与窗体 相似处：建立过程基本一样。 不同处：①报表只能输出数据，而窗体不仅可输入还可输入数据。 ②报表可以有效地对大量信息进行显示和汇总，而窗体不能。 报表与窗体 ③建立窗体的目的是显示、输入、编辑数据及控制应用程序执行的交互的友好操作界面。 建立报表的目的则是为提供实用、灵活的输出格式，报表是以打印格式展示数据的一种有效的方式。 5.1.2 报表的视图 Access的报表操作提供了3种视图： “设计”视图：用于创建和编辑报表的结构。 “打印预览”视图：用于查看报表的页面数据输出形态。 “版面预览”视图：只能在报表的设计视图下可用。用于快速查看报表的基本布局，但可能不包含全部数据。演示 3个视图的切换通过“报表设计”工具栏中“视图”按钮来进行切换。 5.1.3 报表的组成 报表页眉：在报表开始处，用来显示说明性文字。只打印在报表的开始处。 页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称。 主体：打印表或查询中的记录数据。 页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的分组统计结果。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明。在所有记录都被处理后，只打印在报表内容的结束处。 图5.1 报表的组成区域（设计视图下） 5.1.4 报表设计区 1.报表页眉节 用来显示说明性文字。其中任何内容都只能在报表的开始处，只打印在报表的开始处。即报表的第一页打印一次。 如“学生基本信息”报表，可在报表页眉加标题：学生信息输出。 主要用在封面。 2.页面页眉节 用来显示报表中的字段名称（列标题）或对记录的分组名称。其中的文字或控件一般输出显示在每页的顶端。即在每一页上都显示。 3.组页眉节 可以根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。显示分组字段内容。 报表分组显示、统计设计 4.主体节 主体节用来处理每条记录，其字段数据均须通过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示。可以包含计算的字段。 如：“工龄”为 year(date())- year([工作时间]) 5.组页脚节 主要安排文本框或其他类型控件显示各个分组中的统计数据结果。 如：“平均成绩”为avg（[成绩]） 报表分组显示、统计输出（部分） 可以从“视图”菜单中选择“排序与分组”选项，打开如图5.5所示的数据“排序与分组”窗体进行设定。 6.页面页脚节 一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中。每一页最后显示。 7.报表页脚节 该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。 通过报表页脚区域放置文本框或其他一些类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。 如：所有学生的平均年龄为 Sum([年龄]) 5.2 报表的分类 报表分为以下4种： 纵栏式报表 表格式报表 图表报表 标签报表 5.2.1 纵栏式报表（窗体报表） 在一页中主体节区内显示一条或多条记录，且以垂直方式显示。 字段标题信息与字段记录数据全部在每页的主体节区内显示。 图5.6 纵栏式报表输出 5.2.2 表格式报表 以行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。 注意：记录数据的字段标题信息在页面页眉节区内显示。 5.2.3 图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。 5.2.4 标签报表（邮件标签） 以紧凑的形式打印表或查询中的数据。一页上打印多个标签。便于裁剪。 5.3 创建报表 在Access中，提供3种创建报表的方式： 使用“自动报表”功能； 使用向导功能； 使用“设计”视图创建。 实际应用时，首先使用“自动报表”或向导功能快速创建报表，然后在“设计”视图中进一步完善。 5.3.1 使用“自动报表”创建报表 是一种快速创建报表的方法。 先为报表选择数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式（前两步顺序可调），最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。 这种方法创建出的报表只有主体区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。 创建过程中不能对字