YLP01文件控制程序1.doc

北京燕山玉龙石化工程有限公司 文件控制程序 YL-P01-2010 版 号: A / 0 第1页 共3页 1 目的 通过对文件和资料实施有效控制，确保体系文件的适宜性、充分性和有效性，确保体系运行所有场所，都可以得到与公司活动相适应的有关文件的现行有效版本,防止作废文件的非预期使用，特制定本程序。 2 适用范围 适用于公司管理体系覆盖范围内的所有文件和资料的管理。记录是一种特殊的文件执行《记录控制程序》（YL-P02） 3 职责 3.1 公司总经理负责组织制定和评审公司的质量及HSE的方针和目标，批准管理体系工作规划、计划，批准和颁布公司《质量手册》及《HSE手册》，批准发布质量及HSE方针和目标。 3.2 管理者代表审批质量/HSE管理体系程序文件和作业文件，审核质量/HSE手册。 3.3 技术质量部负责管理体系文件中管理手册、程序文件及作业文件的发布、发放和更新, 计算机应用软件的控制管理。 3.4 工程咨询室负责质量及HSE管理体系适用的法律法规、标准、规范的识别、评价及更新，定期发布《技术标准执行表》和《适用的法律法规及其他要求一览表》。 3.5 各专业室（部）和项目管理派出机构负责对本室（部）和项目管理派出机构适用的法律法规、本专业标准、规范的有效版本的确认，检查本室法律法规、标准规范有关版本的标识，防止作废文件的非预期使用。 3.6 项目管理部、项目经理及项目审定人/项目技术负责人分别根据自身的职责负责所管辖项目中有关文件的控制管理。 3.7 经理办公室负责公司公文类文件的控制和管理。 3.8 各部门根据自身的职责控制管理相关的控制过程中的管理文件。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 管理体系文件。包括管理手册（第一层次文件）；程序文件（第二层次文件）；作业文件（第三层次文件，包括管理规定、作业指导书、各类安全操作规程等）。 4.1.2 外来文件。包括相关法律法规、国家标准、技术规范、计算机应用软件和顾客提供的技术资料等。 4.1.3 质量、HSE相关过程控制管理文件。包括内部审核报告；管理评审报告；专题会议纪要；重要的质量、HSE活动的工作文件；风险评价报告；HSE的管理方案；重点部位的安全检查报告；事故调查处理报告等。 4.1.4 项目文件。 项目文件分为：设计项目文件和工程项目文件。 a) 设计项目文件是指设计项目实施过程中的设计组织、管理和技术文件，包括设计输入基础资料和设计策划、评审、验证、更改的各种文件和记录，各专业之间的设计输入、输出文件，以及对外来往文件等。但设计成品输出文件不在此控制范围之内。 b) 工程项目文件包括：设计成品、质量控制文件、进度控制文件、费用控制文件、材料控制文件、月报、各种会议纪要、施工组织设计、施工方案、各种通知、备忘录、大事记、电传、信函、交工资料等。 4.1.5 其它管理文件，包括人事档案、上级的行政文件等。 4.2 文件的批准和发布 4.2.1 管理体系文件 a） 管理手册由技术质量部组织编制，管理者代表审核，总经理批准发布。 程序文件和作业文件由各分管部门组织编制、审核，技术质量部校核，管理者代表或主管经理批准发布。 b） 技术质量部负责发放并实施跟踪控制，发放时填写《文件分发清单》，接收人要签字，并由技术质量部存档。 管理手册分“受控本”和“不受控本”,在封面上以编码方式予以标识。“受控本”手册发放后实施更改控制，每本都有单独的编号。“不受控本” 管理手册发放后，不予更改控制。 C） 管理体系文件文本发放至相关部门负责人和工程管理项目部，具体发放范围由技术质量部确定，公司全体员工可以通过计算机网络服务器阅览体系文件内容。服务器上体系文件的控制由计算机管理部门根据技术质量部的指令，分配相关管理人员控制权限，对网络上管理体系文件进行控制、更新管理。 4.2.2 质量、HSE相关过程控制管理文件 HSE及质量管理控制过程中的文件由执行部门编制，部门负责人审批。若有其他相关规定的按相关规定批准发布。 4.2.3 项目文件 4.2.3.1 设计项目文件由设计经理、主项负责人、专业负责人和施工现场设计总代表或其指定的负责人应按《设计项目文件建档及归档规定》（SJ-15）建立相应的项目文件档案卷册，供项目实施过程中使用。专业之间设计条件的校审执行《各专业互提设计条件统一规定》（SJ-23），设计文件的签署执行《设计文件校审和签署规定》（SJ-24），项目文件的发送和接收应填写《技术文件发送表》和《技术文件登记表》，并按规定分别归入设计经理或专业（主项）负责人的档案卷册中;对外发送的所有项目文件，必须通过设计经理。设计经理填写《技术文件发送表》，并留存一份原稿归入设计经理档