厦门自考“秘书工作”复习要点1.docVIP

厦门自考“秘书工作”复习要点（9） ????????第九章秘书部门的协调与督查工作 ????????1、理解秘书部门的协调职能 ????????答：秘书部门的协调职能是由其自身的工作性质和职能位置决定的，大致概括为：在其办文、办会、办事等业务活动中有效地维护机关组织整体的协调运转；秘书部门联系上下左右，沟通四面八方，便于发现组织机构内运转中，以及组织机构的外联中随时可能出现的矛盾和问题，便于及时进行信息反馈，并协助领导进行协调；秘书部门作为领导的参谋和助手，经常为领导者发现、控制和处理失调问题出谋划策，并在自身的职责范围内，或经领导授权后，代领导和领导机关处理矛盾纠纷，进行组织协调。 ????????2、秘书部门协调的内容和任务是什么？ ????????答：秘书部门协调的内容有：目标、计划协调，事务协调，财务协调，政策协调，战略协调；协调的任务有：协助领导者进行政策协调；协助领导者协调子系统的工作计划，根据领导意图，综合地、统筹兼顾地起划系统管理计划；注意子系统的生产和业务工作进展情况，向领导者报告不协调的行动内容和原因，提出协调意见；受领导之托，邀请有关部门、单位，共同完成涉及多单位、多部门的任务，并协调工作节奏，客观地协调处理各部门、各单位工作中的不平衡问题；代表领导者处理本系统与它系统之间的关系；协助领导者对有关人员进行思想教育，并注意通过自己得体的工作，协调领导成员之间的关系；协调领导者处理日常工作中部门、单位、人与人之间由于种种原因产生的工作不协调问题。 ????????3、秘书部门协调工作的特点与原则是什么？ ????????答：秘书部门协调的特点是：权力的授予性，非职责限定性，认同疏导性；其原则有：认真调查研究，切实弄清情况的原则；从总目标出发，着眼全局维护整体利益的原则；从实际出发，按政策办事的原则；统一领导的原则，即在领导者的统一领导下，协助领导者从事或直接担负协调工作。 ????????4、秘书部门协调与上级组织关系的要求是什么？ ????????答：尊重上级领导机关和领导人；能及时发现需要协调的问题；协调解决问题的方法要适当（其中，首先要自查，查本部门是否全面正确地领会了上级的意图，是否贯彻了上级精神，是否局部利益服从了整体利益，是否完成了上级的各项工作部署；其次是整改，其三是及时请求，最后是要主动汇报）。 ????????5、秘书部门协调与下级单位关系的方法有哪些？ ????????答：面商协调，商榷协调，建议协调，行政手段协调。 ????????与群众关系的协调采用的方法：理论灌输，感情激励，利用领导权威，利用领导出面干预，或由领导集体表态，从而达到统一思想和步调，化解矛盾，是一种强制性的方法。 ????????6、秘书部门协调与领导班子成员间关系应特别注意什么？ ????????答：一对他们之间的矛盾、隔阂要有正确的认识，做到心中有数，要保持“中立”，切莫陷入矛盾的漩涡；二如果在秘书工作中触及到这些分歧、矛盾和隔阂，就要特别注意，以有助于领导人统一思想，消除分歧、矛盾和隔阂的方式对待之。要讲究原则，力求客观，提供各种机会和条件，使之消除隔阂，彼此谅解；三秘书人员应及时、真实地按照工作需要向有关领导人通报工作情况，但不能传说涉及领导人之间矛盾的问题，更不允许拨弄事非，传播流言，褒此贬彼；四在安排工作、会议、活动日程时，要防止领导者之间发生“碰撞”，做到使他们各得其所。 ????????7、秘书部门协调与平级职能部门间关系应注意什么？ ????????答：一要尊重职能部门的管理权限；二要虚心向职能部门学习；三要及时为职能部门搞好信息服务；四在文书工作上为职能部门提供帮助。 ????????8、协调秘书部门内部关系时应注意什么？ ????????答：一从整体效益出发，合理分工；二根据个人特点，充分发挥个人优势；三多开展思想交流，加强人际沟通；四要有切实可行的激励机制，鼓励人人进取。 ????????9、理解秘书常用的协调方法 ????????答：秘书常用的协调方法有：沟通协调方法，管理作为一个过程，沟通与协调相互依存，相互作用，具有一致性，秘书人员具有信息枢纽的优势，通过及时传递真实、会面的信息，促进彼此相互沟通，消除隔阂或误会，矛盾或失调问题就能得到解决，使其恢复协调状态；变通协调方法是对于非原则性问题，当有关各方各持一理，互不相让，矛盾激化，引起失调时，可以采用此种方法；融合协调方法是对于因局部的权力冲突和利益冲突而引起各方在整体配合上的失调时，可采用此种方法；政策法规协调方法是在实践中某些失调现象，是因理解或执行有关政策、法规出现偏差而造成的，对此类失调问题，可采用这种方法；计划协调方法是在计划执行中措施不当或客观条件发生变化，就有可能出现失调现象而采用的方法；节奏程序协调方法是出现各局部、各子系统