如何开好会议曹圆圆.docx

如何开好会议会议是一个信息相互传达和交流的平台,一个成功的会议召开,需要多方面的召开比如会前准备,会议中准备,会后召开等.开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。每次一开始就让大家都清楚会议目的。如果会议目的都不清楚,那么这个会议是不会去的预期效果.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。不断总结每次会议的得失,尽量避免出错.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样,这决定了这次会议的重要性.要考虑到上级主管参加会议会抑制讨论,怎样活跃会场氛围并顺便表达会议目的。在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松,这会议是什么性质的,如果可以尽量降低会议的压抑性。会议之前做到对各种会议流程的了解,要熟悉正式会议的各种程序规则。开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。与会人员要提前做好会议要商讨的内容,信息要加以选择，避免过多。会议前尽量预算会议时间,通过限制会议时间使会议完善。仔细考虑你要召开的会议的类型,会议的性质要十分清楚。会议要尽可能小，以免分散注意力,并可以让各个与会人员能充分发言。在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。会议正式开始之前凡辅助文件均应与议程一并发出。为保证会议冷场可以在会前先拉几个盟友。开会前必须确信一定能达到会议目的。在会议期间,只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。决定开会时间前要先考虑交通时间,上下班时间,放假时间等,确保开会时间与会人员都能准时到达会场,如果人们不能出席则应该重新安排会议。在议程各个项目旁列出发言人姓名,确保该发言人员都能发言,不至于遗忘。要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。任何议程变动都必须通知主持人,让主持人明确清楚知道会议逇整个情况。议程要尽可能短小简单,避免重复累赘,泛而不精。尽量将议程限制于一页纸上,可以让与会人员明确会议目的和会议内容。最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。要考虑有关会议的所有时间,比如要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间等。要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。开会前保证会场的安静,手机调试静音,将电话转移出会场。将有可能出问题的会议安排在中立地开。要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。要尽量找个确保没有干扰的会场,保证整个会议不会受到干扰。要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种,避免与会人员因座位产生不必要的误会。使用圆桌可使会议定调为非正式。务必使全体与会者既能看见又能被看见,同时保证会场内与会人员的发言能让他人清楚听见或能清楚听见别人的发言。座位之间应尽量有一臂长的间隔,让与会人员能自由起坐。尽量避免让与会者受太阳直接曝晒。不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。开会前要检查所有的视听辅助是否完好。要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。如果需要,要确保特殊饮食在需要时能有供应。一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。如果你作为一名与会人员,会前拟出自己的发言稿。和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。要保持积极的脸部表情和音调。为自己的排练录像以检查说话是否清楚。开始发言前先作深呼吸。既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。谈判时要识别任何有一致性的地方。为使每次会议成功，你要尽到个人责任。鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。作为一名主持者，要确信你能听得进各种观点。必须按照议程顺序作会议记录。根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。会议记录写完后，还要使句子简短中肯。每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点,避免私下问个人问题。要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。对于与会人员,尽量汇钱有所了解,尽量于会前认识新来者。要于会前透彻研究主要观点的领袖,并将会议目的表达清楚。如果可以将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间,让大家能在会议中注重效率。让迟到者知道他们的行为对会议不利,尽量确保会议人员的全到。要制止支流辩论和私下交谈。请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。要用积极的响应鼓励迟疑的与会者,让他们能尽量适应会议氛围。在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。如果有人必须在你之后发