如何使用officeoutlook2003发送审阅邮件实现多人协同对电子文档进行修订.docVIP

利用office outlook发送审阅邮件功能实现文稿审批无纸化 ?Office ?Outlook是 office办公软件自带的一款电子邮件收发程序。这其中有一个发送“审阅”邮件功能，非常适用于多人对同一文档的集中修订工作。使用这一功能最大的好处在于：可以实现多人对同一文档进行编辑和修改，每个人的修改意见在同一篇文档中可以用不同的颜色进行区别标注，这种方法完全区别于我们以往需要对每个人的修改意见分别进行文档比较，再合成到一篇文档中的方法。不仅提高了工作效率，同时降低了编辑、整合、排版过程中的误差机率，并且所有修改均以电子文档进行，某种程度上可以实现无纸化办公，因此，我们特别推荐这一比较先进的排版、编辑方法。 第一、建立outlook电子邮件帐户的方法(以qq邮箱为例，163、126，雅虎等类同) 一、首先进入qq邮箱设置“帐户”选项中勾选：启动pop3服务； 二、建立邮件帐户： 第一步：启动 Microsoft office Outlook ①单击电脑左下角“开始”按钮。 ②指向“程序”。 ③找到“Microsoft office”并打开microsoft office outlook 第二步：建立帐户 ①在outlook“菜单”中找到工具----电子邮件帐户------添加新电子邮件帐户-----下一步-----选定pop3(p)-----下一步------电子邮件设置 ② A----“您的姓名”：可填写真实姓名也可以填写“昵称； B-----电子邮件地址：可填写qq信箱地址；网易邮箱地址等； C-----用户名：填写了信箱地址后用鼠标点击这一栏时，用户名会自动生成； D-----密码：填写邮箱密码（如QQ密码）； E-----接收邮件服务器：填写“; F-----发送邮件服务器：填写“” 第三步：其他设置（在电子邮件设置界面中点击“复选框”即可进入）： 1、发送服务器项目： 首先，勾选“我的发送服务器需要smtp验证； 其次，勾选：登录使用，并填写用户名和密码（与前一界面用户名和密码必须相同，特别要注意这里的“用户名”是指你在前一界面输入的QQ号码；密码是指你的QQ登录密码，唯一区别是这里的用户名需要手动输入，而前一个界面中的“用户名”是你输入了电子邮件（qq）地址后自动生成的） 2、高级选项：“传递”项目：勾选“在服务器上保留邮件副本”（注意这一步必须选，否则，你的QQ邮箱里的邮件就会全部由outlook接收，QQ邮箱中就会被清空没有邮件了） 第四步：返回“电子邮件设置”界面，选中“测试帐户设置”，测试后如果全部打上了绿色的“对号”（共5 个），表明电子邮件帐户设置成功，可以正常使用了。 第二、Office Outlook的特殊作用---实现多人协同修改一个文档 这一功能主要通过使用office Outlook发送“审阅邮件”来实现，其最大的优点在于发送审阅邮件人和审阅者都不用象以往修改文档时需要上传和下载那么复杂，只需要在收到的邮件“附件”中直接修改文档就可以了，大大节省了时间，也省去了修改后进行多次文档比较的麻烦。 注：使用这一功能的前置条件就是前面提到的正确设置了outlook电子邮件帐户。 以下就是利用outlook发送审阅邮件的方法： 编辑好一篇Office文档(如Word、Excel、Powerpoint)，想请领导和同事（可以是几个人）修改一下，我们可以利用Outlook发送要求审阅的邮件。发送方法如下：以审阅word文档为例，首先打开word文件，单击菜单栏“文件→发送→邮件收件人(审阅)”，会出现Outlook的新邮件窗口，word文档已自动添加为该邮件的附件，填上收件人地址后单击“发送”按钮，把需要审阅的文档发出。 领导和同事收到邮件后，不用下载就可以在该邮件中点击“附件”直接进行编辑操作，并且所有修改过的地方都用特殊颜色加以明显的标注。修改完成后，单击“审阅”工具栏中的“回复时包含更改”按钮，即可将邮件直接回复给“要求审阅人”，修改过的文件会自动被添加到附件中。 当你使用outlook收到打开领导和同事修改过的文件时，会出现一个询问框，主要是询问是否把他们所作的修改合并到你的文档草稿中，一般都单击“是”，就可以把他们的修改意见合并到你的word文件中。同样道理还可以把另外所有人的修改都合并进去，并且所有人的修改会用不同的颜色加以标识（电脑自动分配颜色），一目了然（你可以知道哪个人做出了什么修改）。 提示：当您指向屏幕上的一处修订时，在屏幕提示中显示的名称是安装office软件时输入的用户名。您可以在word工具栏“选项”对话框中更改用户名。具体操作：在word工具菜单上，单击选项，找到“用户信息”选项卡，在姓名框中键入用户名，然后单击确定（比如填写你的真实姓名；别人就可以知道修改文档的人是谁