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第七讲 办公室事务 【本讲重点】 ?办公室环境的布置 ?邮件的收发与传阅 ?妥善安排约会 一、办公室环境： 主要包括以下两个方面：◆办公室布置的原则 ◆办公室用品的选购与摆放。 （一）办公室布置的原则 办公室要布置的整齐清洁，采光良好，使一切显得有条不紊，有朝气。 走道上不要放置任何有碍行走的物品。 办公桌椅、柜架的排列应采用直线对称式，避免不对称、弯曲、成直角的排列。 使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观。 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间的恒温状态，湿度宜保持在50%。 办公室的地毯、墙面、桌椅应一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物，会给办公室带来赏心悦目的效果。 （8） 办公桌和办公区域要保持清洁。 （二）办公用品的选购与摆放 ◆选购办公用品的原则 ◆办公用品的基本配备 ◆办公用品的摆放原则 （1） 选购办公用品的原则 ※ 一是满足工作要求 ※ 二是提高工作效率 ※ 三是节约人工费用 ※ 四是树立企业公众形象 （2） 办公用品的基本配备 办公用纸 1）信纸 2）复写纸 3）航空信纸 4）油印纸 5）无碳复写纸 6）备忘录纸 7）问候便纸 8）信封 9）笔记本和便签 其他文具类办公用品 1）笔类 2）修正液 3）订书机 4）计算器 5）胶水 6）日历 7）曲别针 8）印泥 9）名片盒 10）文件夹 （3） 办公用品的摆放原则 一般原则：一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观整洁整齐为宜。 办公用品的摆放都有其大概位置，但亦应根据办公室大小，人员多少，工作流程综合考虑而定。再加上你个人的顺手习惯与品位，便可以创造出一种办公室氛围来。 二、邮件的收发与传阅 ◆ 邮件收进的程序和要求 ◆ 邮件的发出 1、邮件收进的程序和要求 ?分类?拆封?登记?分送?阅办 资料和邮件的分送 ◆ 上司亲收件要立即呈送?部门信件交到负责人手中?传阅资料请附上签字单 阅办 ◆ 仔细认真，重点要圈划?长篇要进行摘要?适当提出拟办意见?办毕保管备查 2、邮件的发出 1）内容校核 由行政人员拟写的信函，在发出前必须仔细校核，务必格式正确、文句无错意，无别、错、漏字；签名、盖章清晰无误。如有附件，必须收齐勿遗漏。 2）信封、封皮查对 凡寄出的信件和邮件，信封和信皮必须查对。 信笺及附件折叠时应小于信封周边各一公分左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏。信封封口及印刷品应包扎牢固，以免寄送途中松口、破损。 3）邮件寄发 三、 妥善安排上司约会 ?约会安排的原则 ?安排约会需要注意的细节 1．安排约会的原则 配合上司的时间表 安排约会不能打乱上司的常规工作，要配合上司的工作规律与生活习惯，如上下班时间、休假时间、睡眠时间等。 （2） 分辨轻重缓急 在上司频繁的约会活动中，要依约会的性质、重要性妥善予以安排。 有两种约会特别重要，需要记在卡片上： 一是年度的特殊会议 二是每周的例行会议，如部门会议，每月的例行会议，如高层主管会议；每年的会议，如股东会议。 在安排其他约会前，必须先把这些项目记在日程表上。一般来说，重要而紧迫的约会，应安排在最近的时间；不甚重要的约会或礼貌性拜访，可适当插入上司的工作空隙中。 （3） 酌留弹性 包括两方面： 一是指约会时间要错开，不可太松或太紧 二是远期安排或答应的约会，时间不能太确定。因时日接近时，往往会因情况有变化而更改约会时间。 （4）处理好变更的约会 约会一经排定后，除非万不得已，都不应轻易改变。但约会又是约定在未来时间，而未来是难以预料的。若遇上意外情况非变更约会不可时，应尽快通知对方，委婉地说明变更的原因，替上司代为道歉，并通知相关人员取消约会。 2．安排约会需要注意的细节 以下时间不宜安排约会 ◆不要在上司出差回来当天安排约会◆不要在周末或假日安排约会◆不要在临近下班时安排约会 下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张送交司机，一张自己保存。 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。 约会场所和招待事宜有时也由行政人员负责。 依约会性质，有的行政人员要记录约会内容。 记下那些与自己上司有约会的人的电话号码，以便万一取消或更动时间可及时通知对方。 随时提醒自己的上司准时赴约。每天早晨应将打印好的日程表放在上司办公桌上。在约会时间将到前提醒上司前往赴约。 虽然上司桌上放着有记号的日程表，但有些