公司快递管理规定.doc

公司快递管理规定 1.0目的及适用范围： 为了防止快递丢失，明确快递发放规则，特制定本规定；本规定适用于公司与用户、厂商之间合同及发票的往来业务的快递。 2.0．快递发放原则 为确保安全性，给用户的发票金额在1万元以上的，原则上不允许以快递形式发出。如果要寄送至外地或者经部门经理批准，可以发送。 为尽量保证与用户的交流，方圆3公里之内的，要亲自送达。不允许发快递。 3．0．快递发送流程 3.1.发起快递申请工单 发起人：由申请人邮件发起工单《发送快递申请单》； 邮件主题：发送快递申请—收件公司名称—姓名 正文要求：申请人将《发送快递申请单》贴入邮件正文 收 件 人：行政接口信箱；业务部门负责人（经理、总监）、运营接口信箱 3.2. 快递发送审批规定 对于符合快递条件的，无需审批，由申请人直接到前台填写单据； 对于不符合条件的，发票金额在1万元以上的，需要部门经理审批，回复邮件后才能送到前台 3．3．发送快递前的准备 申请人将快递密封好，填写单据，送到前台； 由前台审核是否符合条件 前台对照快件上的信息在《快递登记表》上填写。 对于符合条件的快递，前台联系圆通快递； 对于特殊审批的快递，由前台联系顺峰发送；在联系快递前要由综合管理部总监审批 快递公司来取件时要在《快递登记表》上进行签字确认。 3．4．发送快递后的工作 快递员将快递取走后，由前台逐个全部回复工单，写明：快递单号、发出时间 申请人依据前台回复的快递单号和发出时间，给用户发邮件,见《快递接收提醒函》，并且要进行电话或者QQ等通知； 在本市快递发出3天时，申请人必须联系收件人，确认是否收到快递；并且全部回复邮件。对于外地快递必须要在发出后5天时确认。 到达指定的与用户确认时间，没有得到申请人回复邮件时，前台要进行邮件提醒，并且通知申请人部门经理与用户在发出后第4天完成确认；如果申请人在第4天12：00前还没有确认给前台回复邮件，前台发邮件给运营质量部主管，记录申请人、申请部门差错一次。 行政前台在收到申请人回复快递收到后，结束工单。 3．4．其他规定 申请人必须如实写清快递件中的内容，以便发生意外情况时进行索赔。 如果因申请人在快递发出后没有通知用户，或者出现申请人没有在快递发出后3天内（外地5天内）与用户确认是否收到，而导致快递丢失后的损失，由申请人自负后果。 私人快递可由公司代发，也同样要填写《发送快递申请单》，在备注中注明是私人快递；费用自理； 销售部代为客户发快递，费用可先由办公室财务处请款，客户付运费款后方可凭快递公司发票填写费用报销单； 发件人需认真填写《发送快递申请单》，未填者行政前台不允许发出； 发送物品时，如运费过高需提前与行政负责人说明发件理由后方可发件； 未经同意，严禁员工直接安排快递公司进行取件服务，一旦发生，费用将由员工自理，公司不予报销。特殊情况除外。 与快递公司的接洽 4.1.快递公司的选择 每季度末前台将快递数量、费用及自己了解到的快递事故（延误、毁损、丢失）上报给行政负责人； 行政负责人需对快递公司的服务进行评价，看我们是否还需要和这家进行合作； 再找三家以上快递公司进行询价，判断目前的行政收费及服务情况； 确定两家要合同的公司，一家要求低价高效，递送普通快递；另一家有完善的质量保障体系，递送重要单据。 分别与两家公司签订协议，规避公司风险。 4.2.快递费用 每月行政前台统计各部门快递费用，报送行政部负责人，行政部负责人审批后，通报财务部、各业务部总监； 4.3.事故的处理 对于在应到达时间，用户没有收到快递的，由前台负责与快递公司进行联系，记录事故，并通报行政部负责人、业务部门总监。启动应急机制：快递公司追缴及索赔、用户及厂商的沟通等工作。