1办公室工作人员的岗位职责和工作说明.docVIP

综合办公室职员的岗位职责及工作说明 文员是客户进入学校的第一个接待人员，也是能让客户对学校的产生第一印象的重要人员之一。文员工作的表现直接影响着学校的形象，所以作为文员要从礼仪、素质、能力等方面不断地完善自己，认真做好本职工作。 直属部门：学校办公室  适用范围：各分校综合办公室职员（主管、文员）  基本要求： 1．品行端正，有亲和力，注重个人仪表,在工作岗位上要仪表整洁，仪容端庄，仪态大方。工作时间要精神饱满，精力集中，在客户面前，注意自己的坐、立、行走姿势。 2．具有良好的人际关系处理能力、综合协调能力、组织及公关能力；有较强的分析、解决问题能力，思路清晰，思维缜密，心细，责任心强，能独立完成学校交付的各项工作任务，并能承受较大的工作压力。　　3. 工作细致认真，爱岗敬业、忠诚负责，工作态度积极乐观；要热情主动地接待客户，微笑问候，敬语当先，尊重客户的意愿，对客户不得漫不经心，爱搭不理，显出无所谓的样子，尤其是对一些有特殊要求的客户，不得有不耐烦的表示。在同时接待数位客户时，应按先后次序一一受理，同时向各位打招呼致意，使其不致有被冷落感。要忙而不乱，有条有理。要讲究职业道德，注重信誉，确保质量，按规定收费，代客必威体育官网网址。前台办公既是服务的场所，又是接待客户的地方，一定要做到环境卫生整洁，整体布置井然有序，使客户有舒适、方便、信赖感。 4.办事认真、讲究效率,对工作程序的执行效果负责。承办文档管理、接听电话、接待咨询、收费开票、学生管理等项业务时，要做到准确、快捷、细心、周到，杜绝差错。客户如果对学校服务有不满时，文员应做耐心解释，不应置之不理。解释时说话态度要谦和，语气要委婉，是要耐心申述事情的原委，严禁转化为与客户一比高下的争辩。 5．熟练使用office办公软件及自动化设备。 6．了解本校的发展历程、基本构架、核心优势及各位老师的特点、优势，熟悉课程设置、班级安排、收费标准、新生入学流程、退费制度等相关的制度与规定，做一名专业、称职的课程顾问。 岗位职责及工作说明： 一、负责本工作区域，办公室、教室及校门前的清洁卫生。 每天准时上班开窗通风明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文件累积文件整齐规范及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。每天下班前清理一次。　　　　准备充分安排周全接待周到组织完善 　　1、会议议程的拟定。2、 确定与会人员。3会议通知起草和发送。4、会议文件的准备。5、会议场所的确认及会场布置。6会议签到及记录。7、与会人员的接待工作。 工作会　　1 检查会场环境是否干净整洁。 2、 检查会议通知是否到位。 3、 检查会议文件准备是否齐备。 　　　　管流程齐全分类合理处理及时管理规范对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。 外来文件：编号，及时送批和传递发放，并留下记录。内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于长看阅。 3、外来公函、通知及文字资料：及时送交长阅示，根据长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。内部通知、报告：及时送交校长阅示，根据校长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）4、学校各部门（单位）送交校长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。 重要的和紧急的文件，须提醒校长。每天将送交校长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录 ?6、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。 彬彬有礼热情接待笑脸相迎，茶水相待询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。 3、及时向校长请示。 必威体育官网网址恪守必威体育官网网址原则，增加必威体育官网网址观念，严格按工作程序办事，不散布、传播在工作中接触的公司资料、决策等属必威体育官网网址和事项。 1、本制度经学校办公会议通过，校长审定后执行。 2、本制度由黄红蓝美术学校综合办公室负责解释。 3、本制度自2011年1月1日起正式实施，原相关制度同时废止 黄红蓝美术学校办公室 2010年10月10日 1 4