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Word长篇文档编辑技巧 一、单面打印的报告： 1、设置纸张和文档网格 文件/页面设置/文档网格 可以设置每行的字数、行距等，一般采用默认设置，可以不做。 2、设置样式 样式即格式的集合。边录入文字边编辑，以实现快速排版。 打开样式和格式窗口：格式/样式和格式：显示“有效格式”，也可以选择其他显示项。要更改文档中某部分的样式，将光标定位到该处，在右侧样式和格式窗口单击相应的样式即可。 也可以设置自己的样式，将文档某部分的样式定好以后，在右侧样式和格式窗口选择相似样式的下拉箭头，选择“更新已匹配选择”，则该样式将改为自己所设定的样式。 建议在文档提供的样式基础上做相应的修改，而不要直接生成样式，可以节约时间，减少差错。 批量设置样式：选中文档的某部分，右击/选择格式相似的文本/选择样式。也可以用“查找和替换”的高级选项。 可以给每个样式指定快捷键，在编辑时节约时间，方法是，在样式和格式窗口中选择一个样式，单击下拉箭头，选择修改/格式/快捷键/输入快捷键/指定。 文章的标题、封面、扉页等可以不用样式，以后排版时方便。 如果从别处粘贴的文档，格式较乱，可以选中该处，在样式和格式窗口选择“清除格式”，然后再指定相应的样式或格式。 3、对文章的不同部分分节 分节后，不同的节可以设置不同的页眉、页脚、文字排列方向等。方法，插入/分隔符/分页符或分节符的下一页。建议插入分节符。 删除分节符：单击“显示/隐藏编辑标记”，将光标定位到分隔符的前面，按delete键；也可以用“查找替换”的高级选项，查找特殊符号，替换为空格。 4、添加页眉和页脚 视图/页眉和页脚，打开页眉和页脚窗口，注意一下几个常用键：链接到前一个，在页眉和页脚间切换，显示前/后一项。 在不同节设置不同的页眉，一定要取消“链接到前一个”。 5、插入目录 插入/引用/索引和目录。如果你是按前面的方法编辑的文档，那么目录会很容易制作，基本上不用修改。如果你没有规范文档，目录是不全面，甚至是错误的。 在编辑文档时，为了方便定位，可以打开文档结构图，它的基础也是文档要规范。方法是，视图/文档结构图。二、双面打印的规范文档 1、规范文档的基本特征： 1）文档的左侧留有装订线，以免隐藏内容。 2）奇数页总是位于翻开书的右手侧，偶数页总是在左手侧。 3）每一章的首页总是在右手侧（奇数页）。 4）若某一章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左手侧。 5）奇数页和偶数页页眉可以不同，一般偶数页页眉显示书名，奇数页显示本章标题。 6）每一章的首页都没有页眉。 7）目录和正文采用不同的页码格式（目录一般用罗马数字，正文用阿拉伯数字），但均是从1开始。 2、实现途径 1）页面设置： 页面设置/页边距/装订线在左，留出装订线；页面范围/多页/对称页边距。 2）页眉和页脚 页面设置/版式/节/节的起始位置：选择奇数页。页眉和页脚：勾选奇偶也不同和首页不同。注意：在预览处选择应用于整篇文档。 在插入文章标题做页眉时。光标停在页眉处，单击插入/选择域/选styleref/选标题的样式名。 3）设置页码 插入/页码/对齐方式选“外侧”，首页不显示页码/格式选数字格式，页码编排，指定起始页码为“1”。 4）去除页眉处多余的横线 选中页眉处的段落标记，单击格式/边框和底纹/选择“无” 5）打印 打印机自动双面打印。 手动双面打印。 先打奇数页，再打偶数页。这时要注意，翻面打印偶数页时选择逆叶序打印，如果最后一页时奇数页，应去除该页。 三、扩展 保存自己的样式，将所有样式定义好以后，单击文件另存为，将文档保存为文档模板.dot，以后新建文档时，选用自己的模板。 规范不同的样式，样式和格式窗口/显示“自定义”/样式/管理器/关闭normal/打开文件/选择自己的模板，将所需的样式复制过去。这时文档的样式的格式窗口将出现你自己的样式。