Access课件第十二课 报表.docVIP

报表 一、 报表的定义与组成 1、报表是Access数据库对象之一，主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。（其数据源与窗体相同，可以是数据表、查询、新建的SQL语句）报表是查阅和打印数据的最好方法 但是报表只能查看数据，不能通过报表修改或输入数据，这一点跟窗体不同！但是在报表中有很多概念和窗体是相同的，在学习过程中大家可以共同理解和记忆 2、报表的视图：（工具栏“视图”命令） （1）“设计”视图：创建和编辑报表的结构，例如想要改变报表的结构或显示内容等。打开方法： 1）选中报表 工具栏“设计”按钮 2）右键单击报表名 选择“设计视图”命令 （2）“版面预览”视图：查看报表的版面设置； （3）“打印预览”视图：用于查看报表的页面数据输出形态 。 打开方法： 1）双击报表名 2）单击报表名 工具栏“预览”按钮； 3）右击报表名 “打印预览”命令 3、报表的组成（“设计视图”） （1）报表页眉：常用来放置有关整个报表的信息，用来显示报表的图形、说明性文本。如公司名称、标识图案，以及制表日期、制表单位等内容，每份报表只有一个报表页眉。（用于显示报表的大标题，起说明的作用） （2）页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每页有一个页面页眉，以保证报表在每一页上面都有一个表头。报表第一页的页面页眉显示在报表页眉的下方 （3）主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。“主体”节是报表中的关键部分，因此不能删除。 （4）页面页脚：打印在每页的底部，主要用来显示本页的汇总说明。（[Page]“/”[Pages],在报表的每页底部输出页码信息）如：页码、制表人员、审核人员等说明信息，报表的每一页有一个页面页脚。 （5）报表页脚：用来显示整份报表的汇总统计信息或说明信息，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。 报表最后一页中，先在主体数据结束处显示报表页脚，然后在页面最底端显示页面页脚。 （6）组页眉节 根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域 可以建立多层次的组页眉及组页脚，但不可分出太多的层(一般不超过3～6层) （7）组页脚节 组页脚节主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据 注意： 组页眉节和组页脚节：组页眉节和组页脚节以实现报表的分组输出和分组统计 注：报表“设计视图”的默认只含“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，其他部分显示：右击/“视图” 二、报表的分类：根据主体节内字段数据显示位置，报表又划分为4种类型 1、纵栏式报表（窗体报表） 每个字段占一行，字段框的宽度为数据库中所设定的字段宽度，报表将列出所有记录。 2、表格式报表 一行显示一条记录、一页显示多行记录。其记录数据的字段标题信息安排在页面页眉节显示。 3、图表报表 图表报表是指包含图表显示的报表类型。报表中使用图标，可以更直观地表示出数据之间的关系。 4、标签报表：是特殊类型的报表，将数据做成标签形式，一页中显示许多标签。 例：物品标签，客户标签等。 三、创建报表 1、使用“自动报表”创建报表（纵栏式或表格式） 操作： 注：（选择数据源，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据） 2、使用向导创建报表（报表向导、图表向导、标签向导） 1）使用“报表向导”创建报表（注意分组的选择） 打开方式：新建 “报表向导”/双击“使用向导创建报表” 注：“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段、分组和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程 2）使用“图表向导”创建报表（用“图表向导”将数据以图表形式显示出来） 操作： 注：“图表向导”操作中“字段、图表类型、数据的布局”的选择 3）用“标签向导”创建报表（可以快速制作标签报表） 操作： 注：“标签向导”操作中“型号、字体颜色、字段、排序”的选择 3、用“设计”视图创建报表 主要操作过程有：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。 四、 编辑报表（“设计”视图下进行） 1、节的显示： “视图” “报表页眉/页脚”/“页面页眉/页脚” 右击 2、设置报表格式 方法： 整个报表 选定器 工具栏中“自动套用格式” 报表节 “格式”菜单 自动套