秘书学_绪论.ppt

所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。 中共中央和国务院实行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。 （见下图示） 分理制 中共中央办公厅 秘 书 局 机 要 局 信 访 局 警 卫 局 机 关 事 务 管 理 局 秘书部门的单一制，又称职能统兼式结构，俗称“一人班”，是指只具备一名专职或兼职的秘书人员直接为领导人员或业务部门提供综合服务的组织结构模式。 领导部门（业务部门） 秘书部门（1名职或兼职秘专书） 单一制 (四)秘书机构的类型： 1.按工作时间分： a.常设性秘书机构。 b.临时性秘书机构。 2.按社会性质分： a.国家公务秘书机构。 b.社会秘书机构。 c.私人秘书机构。 3.按服务对象分： a.领导集体秘书机构。 b.个人秘书机构。可分为担任一定领导职务的个人服务的秘书机构和为非领导职务的个人服务的秘书机构两类。 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构 　　董事会秘书处 董事会财务审计室 　　董会法律事务部 党委办公室 　　组织部 宣传部 　　纪委(监察) 工会 　　团委 信访处 　　总经理办公室 人事部 　　劳资部 生产技术部 　　财务部 企划部 　　通风处 安全管理监察部 　　非煤产业部 　　 请指出这些机构中哪些属于秘书机构。并用“google”或“百度”检索“公司机构设置”或“机构设置”，找出十家单位的机构设置情况，看看是否存在不设秘书机构的组织。 董事会秘书处 党委办公室 信访处 总经理办公室 二、秘书机构的任务 　　秘书机构的基本任务是为机关领导层或领 导者提供综合性辅助和公务服务。具体的工作 任务是随时代发展而发展的（见图1-5）。 图1-5 秘书任务的发展 二、秘书机构的任务 现代秘书机构的任务有了发展（见图1-6）。 图1-6 现代秘书机构任务的发展 三、秘书人员的分工配合 　　秘书机构内的分工配合要做到以下四个方面： 　　要根据本机关公务辅助和办公事务服务的实际需 要，划分不同的工作班子和人员分工； 　　要用制度明确分工的职责范围、质量标准、行为 规范和时限要求，并要与考核、评估、奖惩相配套； 　　要以秘书机构负责人为主体，形成有效的指挥、 调度系统，做到指挥有效、调度有方、灵活机便，行 动一致，能够最大限度地发挥整体功能； 　　要强化整体意识、敬业意识、服务意识和责任意 识，在尽职尽责完成本职工作的基础上，服从安排， 通力合作，全面地完成秘书机构的工作任务。 某房地产公司，因为公司行政事务多，所以办公室里一共有四名秘书。为了更好地进行管理，四位女秘书都有具体的分工。小刘的具体工作是文字材料的准备，而新来的小张则负责接待客人和处理投诉。一天，办公室只有小刘和小张两个人在。由于早先开发的房产窗户质量出现问题，很多业主集体来公司投诉，工作经验不多的小张一时手足无措，措辞也不恰当。当时小刘的工作并不忙，看见小张手忙脚乱的情况本来想帮忙，但是想到前两天两个人因为一些事情结下矛盾，她有些幸灾乐祸，于是低头忙自己所谓的事情。结果事情越闹越大，很快记者也来了，并对此事进行曝光，给公司造成很大的不利影响。办公室主任在总结这个问题时，对小刘也进行了严厉的批评。小刘还很不高兴：“我的职责不包括处理投诉，为什么批评我？” 〖简评〗： 秘书人员无论做什么事情，都要掌握一个尺度，努力做到恰如其分，不要掺杂个人感情。当事情出现的时候，同事之间应该互相帮助，共同解决问题。在当时情况下，小刘应以大局为重，协调小张处理好群众上访事件，避免事态扩大化。办公室的工作是个整体，即便有几个科室，有几个秘书，那也是各有侧重，而不是各自为政。因为工作内容琐碎，事务繁杂，而且突发事件多，所以更需要团队协作精神。 （资料来源：孙荣、杨蓓蕾、袁士祥、陆瑜芳.秘书工作案例.复旦大学出版社. 2005） 不该负此“责任” 一天，主任召集协助分管文秘工作的副主任、秘书和文书召开会议，严肃地通报了本机关丢失一份军级文件的情况，要求秘书和文书说明原因，查找工作漏洞，并为此承担后果责任。 照常规，小王作为本机关秘书，自然有着不可推卸的责任，问题是本机关收传文件只经过机要员、文书和分管文秘工作的副主任，从不经过秘书之手，因此，机关每天收到多少文件、什么文件，作为秘书的小王是一概不知的，如此由他来负责岂不冤枉。 那么应道怎样对待这件事？办法有四个： 其一，居据理陈词，说明此事与己无关，应按职责分工确定责任人； 其二，不予理睬，只管干好本职工作，不能接受不白之冤； 其三，承担责任，代人受过，把全部过错都揽在自己身上； 其四，帮助有关人员分析原因，总结教训，制定改进措施，并承担一定的责任。 小王应该选择哪一种处理办法呢？ 军级文件是省军级以上领导干部方能