EXCEL的1些技巧应用.docVIP

EXCEL的一些技巧应用（2） 1、快速找出Excel表格中错误的身份证信息 作为办公人员，经常要编写关于职工信息档案的表格，其中最常输入的数据就是身份证号码，由于人员众多，输入确实麻烦，一不小心就可能把员工的出生日期弄错了，这可是关系到每个员工的切身利益，如工龄、社会保险金等。要是逐一验证那可是一件让人头疼的事情。下面笔者就教大家一招，通过此方法就能够很快查找出Excel表中错误的身份证号码。下面以“XXX公司员工信息统计表”为例(图1)。 　　首先从B列的身份证号码(注：输入前必须将该列单元格格式统一为“文本”)中提取出生日期到C列，以C3为例，选中C3单元格，然后在“编辑栏”中输入如下公式：=TEXT(IF(LEN(B3)=15，19，)MID(B3，7，IF(LEN(B3)=18，8，6))，####-##-##)，该公式运用了文本函数，可智能判断18位和15位的号码，并从中提取出生日期。 　　待全部提取完之后，大家就会发现，出生日期中竟出现了“1980-13-15”(C4)，请问有谁能在这样的日期出生呢？很显然这是错误的信息。 　　接下来我们要做的事情就是快速地把所有错误信息查找出来。全选C列的出生日期C3:C4并单击“复制”按钮，然后把光标定位到D列单元格，点击工具栏中“粘贴”按钮右侧的小箭头并选择“值”选项(图2)。 　　将所有日期复制到D列之后，D列的出生日期全部处于选中状态，并且在D3单元格左侧出现一个智能提示符号，点击提示符右侧的小箭头并选择“转换为数字(C)”选项(图3)。 　　这样D列的数据就由文本格式转换成了真实的“日期”格式，细心的你就会发现只有正确的日期才能成功转换，其对齐方式为“右对齐”，而不正确的日期则仍是文本格式，对齐方式仍为“左对齐”(图4)。有了比较，大家一眼就能看出不正确的身份证号码，更正起来那是相当的容易了。 　　小提示：目前我国的身份证号码分为两种，一种为15位，一种为18位。在15位的老版身份证中，第7到12位为出生日期，18位的新身份证中第7到14位为出生日期。 在Excel中累加的小技巧 在使用Excel时，常常需要在已有数值的单元格中再增加或减去另一个数。一般是在计算器中计算后再覆盖原有的数据。这样操作起来很不方便。这里有一个小技巧，大家不妨一试。 　　1.创建一个宏。 　　选择Excel选单下的“工具→宏→录制新宏”选项; 　　宏名为：MyMicro; 　　快捷键为：Ctrl+Shift+J(只要不和 Excel本身的快捷键重名就行); 　　保存在：个人宏工作簿(可以在所有 Excel 工作簿中使用)。 　　2.用鼠标选择“停止录入”工具栏中的方块，停止录入宏。 　　3.选择Excel选单下的“工具→宏→Visual Basic 编辑器”选项。 　　4.在“Visual Basic 编辑器”左上角的VBAProject中用鼠标双击VBAProject (Personal.xls) 打开“模块→Module1”。 　　注意：你的模块可能不是Module1 ，也许是Module2、Module3。 　　5.在右侧的代码窗口中将Personal.xls-Module1(Code)中的代码更改为： 　　Sub MyMicro( ) 　　OldValue = Val (ActiveCell.Value ) 　　InputValue = InputBox ( “输入数值，负数前输入减号”,“小小计算器”) 　　ActiveCell.Value = Val (OldValue + InputValue) 　　End Sub 　　6.关闭Visual Basic编辑器。 　　编辑完毕，你可以试试刚刚编辑的宏，按下Shift+Ctrl+J键，输入数值并按下“确定”键。 让Excel表格能录音与回放 在给学生讲Excel表格时，很多学生感觉到它很难。问我可不可以把我讲课的内容录制下来，让他们拿回家再多看几遍。我想可以用录像机把我讲课的内容录下来，但操作不方便，又费时费力。我想学生只是要看我讲课的内容，又不是看我讲课的台风，如果只把这讲课的内容录下来不就行了吗? 　　经过研究，我找到了一种方法，既可以让学生看见我的Excel表格操作步骤，又可以听见我讲话的声音。特写下来以供有这方便需求的读者参考。 　　操作步骤： 　　第一步：打开Excel→单击菜单中的“插入”按钮→选择“对象”。 　　第二步：在“对象”对话框中选择“音效”→单击“确定”按钮。 　　第三步：单击“开始录制声音”按钮。这时就可以边操作边讲话了。所讲的话全部被录在电子表中了。(注：这种录单方式只能录60秒，当然我们可以让它多录制一会，方法是：当快录制完时单击一下“停止录制”按钮，再单击“开始录制声音”按钮，这样循环往复，便可以长时