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项 目 管 理 HFEC 项目文件控制作业指导书 PM-W2-2006 北京华福工程有限公司 第 1 页 共 25 页 1 目的 本指导书为各级人员建立项目文件档案参考之用。 2 适用范围 指导各级人员用于项目文件和记录（包括资料）的建档和管理。 3 相关文件 《项目文件及记录控制程序》 QP 02-2003 《项目技术资料归档管理细则》 EM-W9-2003 4 职责 各级人员负责相关文件和记录的管理和建档，保证其完整性和有效性。 5 实施办法 5.1 项目合同签订后，各级人员应立即着手建立项目文件档案卷册，放置在工作座位旁（不得锁入柜中），项目完工后，按照《项目技术资料归档管理细则》的要求归档。 5.2 各级人员的待管文件及记录内容可参考本文后所附的相应附件，其中有分类、分项及分项号。为了更加符合实际，在操作过程中允许根据项目的特点和具体情况增减其中的文件。 5.3 在增减文件时应注意分项号，不要编重。 5.4 各级人员可根据文件的多少（厚度）进行分册，文件不多时可合并一册，但应用隔页纸分开。 5.5 卷册的某些分项，如收到和发出的文件、信函、电传、传真等应建立分项文件清单，以证实其完整性。 为使用方便还可对分项再细分，如按顾客、分承包方细分。 5.6 在文件清单中应登记文件日期。文件应按文件日期的相反时间顺序归入卷册各分项内。 5.7 所有项目文件的原件应由编制部门保留，归入相应的卷册，其他人均保存复印件。 5.8 项目文件发送表应附在被分发的文件后，以便查用。 6 具体操作 6.1 项目文件卷册夹为 A4 尺寸，有厚薄两种规格，按需要选用。 6.2 收到的电传、传真件若是“热敏纸”件，要用其复印件归入卷册，以防止存放一段时间后字迹淡漠不清。 6.3 卷册背脊上应有直行书写的项目名称（黑体字，粗线条），其下为项目简码、卷册号和册号（第x 册）。 项目简码由项目经理确定后通知。 卷册号依次为 P M（项目经理）、EM（设计经理）、EM（）（设计专业负责人）（括号内为设计专业代码）、PE（采购经理）、CM（施工经理）、CM（）（施工专业工程师）括号内为专业代码）、SM（设计总代表）、SM（）（专业设计代表）（括号内为专业代码）。 6.4 卷册的每册首页可根据需要选用本指导书后相应的附件。在首页表中选择出所用到的文件分项，在该分项第3列“在本册内”栏中“打钩”。如该分项的文件较厚，也可放在卷册外，则在第4列“在本册外放置”栏中“打钩”。 6.5 需要分项文件清单时，在该分项第6列“另有清单”栏中“打钩”，清单放在该分项的隔页纸后。 6.6 当分项再细分时，分项号后要用括号，括号内应注明标识，如可用顾客、分承包方的号等，例如 PM402（xx）为顾客寄来的文件，PM403（yy）为寄给施工分承包方的文件。 7 工作记录 1. QP02TB1 项目文件发送表（对外） 2. QP02TB2 项目文件发送表（内部） 3. QP02TB5 分项文件清单 4. ———— 用项目文件卷册首页见附件 主要起草人:潘淑惠 审核人: 徐用念 批准人：杨顺祥 附件：1. 项目经理用项目文件卷册首页 2. 设计经理用项目文件卷册首页 3. 设计专业负责人用项目文件卷册首页 4. 专业设计人用设计条件分项首页 5. 采购经理（公司本部）用项目文件卷册首页 6. 采购经理（现场）用项目文件卷册首页 7. 施工经理用项目文件卷册首页 8. 现场设计总代表用项目文件卷册首页 9. 现场专业设计代表用项目文件卷册首页 ----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------