秘书事务管理 事务25 安排上司的差旅事务.ppt

事务25 安排上司的差旅事务 学习目标 学习内容 一、国内商务旅行安排 （一）了解情况 1.旅行目的 2.旅行地点 3.时间安排 4.人员安排 （二）准备工作 1.交通工具选择 2.订票 3.预定旅馆 4.预支差旅费 5.相关资料和用品的准备 6.拟定商务旅行日程表 **经理商务旅行日程表 7.准备行李 （三）注意事项 二、国际商务旅行安排 （一）出国手续 1.撰写出国申请 2.办理护照 （1）护照的概念 （2）护照的种类 （3）护照的有效期 （4）护照的颁发对象 （5）护照的发照机关 （6）护照的办理 【小帖士】大使馆和领事馆的区别 3.办理签证 4.办理“黄皮书” 5.购买机票 【小帖士】什么是往返机票 （二）出入境检查 1.边防检查 2.海关检查 3.安全检查 4.卫生检疫 （三）旅行过程安排 1.掌握时差的换算方法 世界各地时间计算表 2.兑换目的国货币 3.了解目的国风俗和商业习惯 4.安全防范 三、上司外出期间的秘书工作 （一）检查有无遗漏文件 （二）抓住机会学习 （三）处理电话 【阅读材料】天地公司的承办期限规定 四、上司旅行结束后相关事务的处理 （一）接站 （二）汇报 （三）致谢 课后练习 “黄皮书”，正式名称为《国际预防接种证书》，是各国为了防止国际间某些传染病的流行，要求进入本国国境的外国人证明自己接种了某些疫苗的官方证明。至于具体接种哪些疫苗，各国的规定不尽相同，主要有牛痘、霍乱和黄热病疫苗等。 办好以上手续后，就可以到国内各航空公司和可靠的售票代理点办理订票手续，也可到国外航空公司驻我国办事处订票。如无特殊情况，应该预定往返机票，这样会节约不少费用。 订购机票时，要出示出国人员护照。拿到机票后，一定要认真检查机票上的各项内容是否正确清晰。 1.边防检查 2.海关检查 3.安全检查 4.卫生检疫 边防检查是一个国家为了保卫自己的主权和安全，对出入本国国境的人员等进行的检查。其内容包括护照检查、证件检查、签证检查、出入境登记卡检查等。 海关检查是对出入境的货物、邮递物品、行李物品、货币、金银、证券和运输工具等进行监督检查和征收关税的一项国家行政管理活动。 安全检查的内容主要是检查旅客及其行李物品中是否携带枪支、弹药、易爆、腐蚀、有毒、放射性等危险物品，以确保航空器及乘客的安全。 所有出入境人员，不分男女、国籍和等级，都必须经过安全检查。 卫生检疫由国家出入境检验检疫部门负责，主要是为了避免带有传染病的疾病在国际间传播。 1.掌握时差的换算方法 2.兑换目的国货币 3.了解目的国风俗和商业环境 4.安全防范 国际上统一以英国格林威治时间(GMT)为标准时间，东西两半球各分为八个时区，东八区的时间比GMT快，西八区的时间比GMT慢。 由于国际商务旅行日程表中的离开和到达的时间都应以当地时间为准，因此，安排国际商务旅行必须能够根据世界各地时间计算表进行世界各地时间的换算。 16:00 12:00 3:00 前一日20:00 美国（纽约） -5 13:00 9:00 0:00 前一日17:00 加拿大（西海岸） -8 次日7:00 次日3:00 18:00 11:00 澳大利亚 +10 次日5:00 次日1:00 16:00 9:00 中国 +8 18:00 17:00 9:00 8:00 22:00 21:00 2:00 1:00 法国 +1 GMT 在上司出发之前，秘书人员应根据国家规定的数额帮助上司兑换目的国货币。在兑换外币时，最好换一些零钱，以方便在国外乘车、打电话、坐地铁、给小费等。 秘书人员应帮助上司熟悉目的国的风俗习惯和商业环境，以利于在目的国顺利地开展各项工作。 （1）财物安全防范：钱款、信用卡、证件分开存放，文件资料锁入箱中。 （2）人身安全防范： A 乘坐出租车坐在后座，乘坐飞机尽量靠近紧急舱，乘坐轮船尽量选择上层舱； B 随时与公司保持联系，通报自己的位置； C 随身携带身份证件，以便紧急情况下表明自己的身份； D 不单身一人夜间出门，不与陌生人过多交谈，不随意暴露自己的身份和旅行目的。 如果秘书没有随上司一起出差，而是留守在单位，则主要应做好以下几项工作： （一）检查有无遗漏文件 （二）抓住机会学习 （三）处理电话 上司出发后，秘书应再次检查上司是否有遗漏的文件。如果发现遗漏，应想方设法把它及时传送给上司。传送的方法有三种： 1.把文件扫描后以附件形式用电子邮件发送到上司的电子邮箱； 2.用传真机把文件传送到上司所在的宾馆； 3.用特快专递把文件传送到上司所在的宾馆。 不管采用哪一种传送方式，文件传出后，都要用电话通知上司。 上司旅行期间，秘书人员的事务性工作相对较少，这是一个充实提高的大好时机。因此，秘书人员一定要充分利用上司出差的大好时机，抓紧学习，努力充实自己。 在上司