秘书事务管理 事务19 介绍信管理和零用现金管理.ppt

事务19 介绍信管理和 零用现金管理 学习目标 学习内容 （一）介绍信的种类 便函式介绍信示例 两联式介绍信示例 （二）介绍信的内容 （三）介绍信的管理 1.申请审批 2.领用登记 3.未用退回 4.丢失报告 5.存档备查 6.严禁空白 [小帖士]出借公章介绍信的法律责任 [案例]帮忙帮出来的麻烦 （四）介绍信的填写要求 1.明确具体 2.内容一致 3.注明期限 4.不得涂改 5.字迹牢固 （五）介绍信的用印 两联式介绍信的用印 （一）零用现金的概念 （二）零用现金的获取 （三）零用现金的管理 1.设置账本 “三栏式”现金日记账 2.凭单付款 3.审核发票 4.收票退单 5.登记入账 （1）序时逐笔分行登记 （2）整洁清晰，准确无误 记账方法示例 （3）不跳行，不隔页 记账方法示例（跳行） （4）按规定转页 记账方法示例（转页） （5）日清月结 6.核对更正 （1）划线更正法 划线更正法示例 （2）红字更正法 红字更正法示例 （四）零用现金的周转 （五）注意事项 【案例分析】这笔账怎么记 课后练习 年 月 日 批准时间 审批人 申请金额 现金用途 零用现金领用申请单 申请人： 申请时间： 年 月 日 领用现金者完成支付任务前来报销时，秘书要认真核对他们提交的发票等支出凭证上的用途、金额是否与“零用现金领用申请单”上填写的基本一致，特别是有关负责人是否签字。 发票审核合格后，要根据发票与领用单上的差额进行“多退少补”，然后留下发票，退回领用单。 每支出一笔现金，秘书均须按照发票的票面金额及时在现金日记账上予以如实登记，登记的具体要求如下： （1）序时逐笔分行登记 （2）整洁清晰，准确无误 （3）不跳行，不隔页 （4）按规定转页 （5）日清月结 为了及时掌握现金收、付和结余情况，现金日记账必须按照现金收、付发生的时间顺序一笔一笔地如实登记，每笔业务占一行的位置。不得将收款和付款登记在同一行，也不得将收款付款相抵后以差额登记。 登记书写时，摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内；字体大小要适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占行高的1/2，以备改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“--”号代替。（示例） 要根据规定使用黑色墨水笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔。但根据会计制度规定使用红字冲账时可以使用红色墨水笔。 现金日记账采用订本式账簿，其账页不得以任何理由撕去，作废的账页也应留在账簿中。 记账时必须按页次、行次、位次顺序登记，不得跳行或隔页登记，如不慎发生跳行、隔页时，应在空页或空行中间划线加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员盖章，以示负责。 （示例） 在每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页发生额合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行的相应栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。（示例） 也可以在本页最后一行用铅笔字结出发生额合计数和余额，核对无误后，用黑色墨水在下页第一行写出上页的发生额合计数及余额，在摘要栏内写上“承前页”字样，不再在本页最后一行写“过次页”的发生额和余额。 日清，即每日下午下班之前进行现金的清点，并将清点的实有数与帐面现金余额数进行核对，做到帐实相符。 月结，即每月底结出现金的本月发生额和月末余额，同时通过现金的月终盘点，进行现金的帐实核对，发现问题，及时处理。 在每天下班前，应把本日发生的收付款凭证与账面记录进行逐笔核对，核对无误后，在每一笔记录的核对栏画上“√”，确保账证、账实相符。 对于核对出的记账错误，要及时予以更正，更正的方法有两个： （1）划线更正法 （2）红字更正法 先在错误的文字或数字（整个数字）上划一红线注销，并使原来的字迹仍可辨认，然后在红线上方空白处用黑字填上正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章。（示例） 先用红字登记一条与错误记录金额完全相同的记录，并在摘要中写明“更正第*号凭证记账错误”，用以冲销原有的错误记录；然后，再按照正确的金额用黑字重新登记一条正确的记录。（示例） * 学习目标 学习内容 课后练习 了解介绍信和零用现金管理的基本技巧，能够独立胜任介绍信和零用现金管理工作。 一、介绍信管理 （一）介绍信的种类 （二）介绍信的内容 （三）介绍信的管理 （四）介绍信的填写要求 （五）介绍信的用印 二、零用现金管理 （一）零用现金的概念 （二）零用现金的获取 （三）零用现金的管理 （四）零用现金的周转 （五）注意事项 【案例分析】 这笔账怎么记 从写作格式来看，介绍信主要有两种：