常用办公软件-Excel入门教程.ppt

第3章 常用办公软件——Excel 2003 广东工业大学计算机学院 3.2　电子表格处理软件Excel 2003 3.2.1　Excel概述 3.2.2　工作表中数据的输入及编辑 3.2.3　工作表的格式化 3.2.4　工作表的管理 3.2.5　公式及函数的使用 3.2.6　数据的图表化 3.2.7　数据分析和管理 3.2.8　页面设置及打印 3.2.1　Excel概述 在这里，我们将了解Excel窗口的组成，以及Excel工作簿、工作表、单元格的基本概念 认识Excel界面 这是Excel启动后的界面 工作簿、工作表、单元格的基本概念 一个工作簿就是一个Excel文件 一个工作簿中可包含若干工作表，每个工作表都有名称，如Sheet1 一个工作表中含有256(列) × 65536(行) 个单元格，每个单元格都有编号，如B5 当前正在操作的单元格称为当前单元格 若干个连续的单元格构成单元格区域，区域的表示例如A3:D7 工作簿 一个工作簿就是一个Excel文件，工作簿名就是文件名，扩展名为“.xls”。对于新建的文件，Excel会自动给文件取名为“Book1”、“Book2”，……，用户可在保存文件时更改文件名。 工作表 一个工作簿中可以包含若干个工作表。默认情况下，Excel新建的工作簿中包含3个名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3的工作表。当前工作表为Sheet1。 工作表 单元格 单元格是组成工作表的最小单位。一张Excel工作表由65536行、256列组成，每一行列交叉处即为一单元格。列号用英文字母A、B、…IV表示；行号用数字1、2、3、…65536表示。如B5表示第2列的第5行单元格。 单元格区域 在Excel中，区域是连续的单元格，一般习惯上用“单元格左上角:单元格右下角”表示。如“A3:D7”表示左上起于A3右下止于D7的20个单元格。还可用“D7:A3”、“A7:D3”、“D3:A7”表示该区域。 3.2.2　工作表中数据的输入及编辑 输入数据应先选定单元格，移动当前单元格即可完成前一单元格的输入 Excel数据类型包括文本、数字及日期时间型，默认情况下，输入后文本数据左对齐，数字和日期时间右对齐 除直接输入外，利用Excel填充功能的可以快速输入有规律的数据 通过设置数据有效性，可以将单元格的数据值限定在一定的范围中 3.2.2　工作表中数据的输入及编辑 Excel中单元格的编辑操作包括 修改单元格内容 清除单元格的内容、格式或批注 插入行列及单元格 删除行列及单元格 移动或复制选定的单元格 选择性粘贴 查找与替换 插入批注 单元格的选定操作 键盘控制活动单元格的移动 Excel的数据类型——文本 Excel中文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。 默认情况下，所有文本在单元格中均左对齐。 输入的数据超长时，扩展显示到右边列；若右边有数据，截断显示。 在所输入的数字前加上一个单引号，则Excel将把它当作文本，在单元格中左对齐。 输入时如需要单元格内换行输入，可插入硬回车，方法是按下Alt+Enter键。 Excel的数据类型——数字 Excel中，数字只可以包含字符：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e 分数的输入应先输入整数及空格。 默认状态下，所有数字在单元格中均右对齐。 当输入的数字超长时，自动以科学记数法显示。 无论显示的数字的位数如何，Excel都只保留15位的数字精度。 当单元格的宽度不够时，单元格中将出现“####”符号。 Excel的数据类型——时间和日期 应按Excel内置的日期时间格式输入日期时间，常用的日期时间格式有：“yy-mm-dd”、“yy/mm/dd”、“yyyy年mm月dd日”、“hh:mm am/pm”等。 Excel将日期和时间视为数字处理。 默认状态下，日期和时间项在单元格中右对齐。 如果输入的年份为2位数，则00-29表示的年份为2000-2029年，30-99表示1930-1999年。 如要输入当前日期，可按组合键【Ctrl +；】，当前时间的输入则按【Ctrl + Shift +；】。 自动填充数据 可使用填充柄、菜单命令或快捷菜单自动填充数据： 使用填充柄：先输入初值，然后选定初值，用鼠标拖动填充柄，产生填充数据。使用填充柄可产生等差序列、日期序列、文字序列等。 使用菜单命令：使用【编辑】【填充】菜单中的命令，可进行复制及产生序列。 使用快捷菜单：按下鼠标右键拖动填充柄，释放鼠标后所产生的菜单即为填充快捷菜单，执行相应的命令可产生填充序列。 自动填充数据例 利用自动填充功能，可快速完成下列数据的输入。 设置数据的有效性 设定有效性条件 设置数据的有效性 设置输入时的提示信息