文书档案整理(卷)方法要点.pptVIP

的同一问题集中归类在一起。 ③划分保管期限，就是针对归档文件不同价值和留存年限，对归档文件进行保管期限上的划分，即不同保管期限的归档文件要分开。怎样划分归档文件的保管期限，一般可根据“保管期限表”的条款进行。 对有些归档文件保管期限上拿不准的，应宁愿从长，而不能从短。 ④文件归类，也就是在上所述的基础工作完成以后，把同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的归档文件集中放在一起。 ⑶确定分类方法和编制分类方案 ①年度- -保管期限分类法，这种方法很适合小机关。 年度 保管期限 例如：2003年- - - 永久 30年 10年 2004年- - - 永久 30年 10年 ...... ②年度- -机构（问题）- -保管期限分类法，这种方法适合文件材料多的大单位。 年度 机构（问题） 保管期限 例如： 2014年- -办公室- - -永久 30年 10年 信息科----永久 30年 10年 业务科----永久 30年 10年 …… 注意：分类方法和分类方案一旦确定后，应保持相对稳定，一般不应随意改变。 ⑶组卷 组卷，即组成案卷。它是档案整理的最基本环节，其实就是将一组的紧密联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。 在确定某个问题的一组归档文件组成一卷之前，还必须对这组文件进行最后的检查调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检查调整的内容包括：①应归档的文件是否收集齐全完整；②归档文件是否属于本年度的立卷归档范围； ③每组文件是否保持文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；④确定归档文件的保管期限，检查每组文件的保管期限是否一致；⑤检查每组文件数量是否适当、符合装订要求。 ⑷卷内文件排列 排列的顺序要遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系。即就是把相同内容或密切相关的文件集中排在一起。卷内归档文件排列顺序做到：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后（也就是批复在前，请示在 后）；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文在后，或中文本在前，少数民族文本在后；文件处理单在前，正本在后（有的部门规定是正本在前，处理单在后）。其具体是： ①同一事由内的归档文件排列： 按文件形成时间先后或文件的重要程度排列。把同一类里的案卷，先按问题分开，然后把重要的排在前面，一般的排在后面。同一个问题的，按级别由高到低的顺序排列。 ②在同一年度同一问题同一保管期限的前提下，对不同事由 间的归档文件排列：按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有共同属性分别集中排列。会议、文件、统计报表、内部刊物等成套性文件可集中排列。 (4)编页号 根据排列结果，对卷内文件有 图文的页面逐页编号。为案卷卷内每页文件编制页号，其目的是固定案卷内文件的顺序，便于确切统计案卷内文件的数量，有利于保护和查找利用。其方法是： ①卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，采取阿拉 伯数字从“1”开始依次逐页标注。 ②页号编写的位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。 （5）编制卷内目录（样式附后）和备考表 卷内文件目录 序号 责任者 文号 题 名 日期 页号 备注 ①卷内文件目录内容有：序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注。 а、序号：卷内文件依其排列先后填写顺序号。 Ь、文号：填写文件制发机关的发文字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机 机关文书档案（卷） 整理方法 档案的概念： 档案是指过去和现在的国家机构社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 一、机关文书档案的归档范围 （一）归档范围 1、本单位形成的文件材料 （1）会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表、工作会，党组（党委）、行政领导办公会，专业会办公会， 专业会参加针对本单位主管业务的会议材料。 （2）正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文件的修改稿。 （3）较重要的材料。指本单位形成的“白头文件”，如工作计划、总结、报告、规章、调查、统计、财务报表、交接手续、机构、人事、合同、协议、科学研究、刊物、出版物、外事活动中形成的材料；重要的人民来信来访、领导的指示、 领导在公务活动形成的重要信件、电报、电话