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文件归档程序 根据以往经验，我把档案整理工作归结为四大步： 一、收集：根据《归档文件整理规则》，需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。说白了就是摸清家底儿。 二、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六步。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 三、排架：方便日后的利用、销毁。 四、编写归档文件整理说明。 通过一周的工作，我只是接触到了一小部分[上级机关发文、集团对我公司的发文、同级单位的文件（销售合同）三种]，现在具体分析此类文件的归档步骤： 一、收集。首先，确定应归档部分：（1）集团下发的我公司需要贯彻执行的上级机关文件。（2）集团下发的针对我公司主营业务需要贯彻执行的文件。（3）省级或以上领导到我公司进行业务活动所形成的文件。（4）上级机关和集团下发的文件性刊物，如信息通报等。（5）协助上级机关和集团编写的会议或者活动稿件（包括修订稿）。（6）集团对我公司请示所做的批复。（7）向集团公司所做的报表及一般性行文和根据部份事务性通知所做的业务报表。（8）集团对本公司的人事任免等形成的文件。（9）与业务伙伴签定的销售合同。其次，确定不应归档部分：（1）集团各类会议性与部份会议性通知。（2）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。（3）党政机关的非法规性的一般文件，上级不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，这些不属归档范围，不应归档。 二、整理。此步骤意义：一是归档文件编号后，能方便排架管理；二是归档案文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计；三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便；四是归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护；五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。整理方式：应选择分散整理，即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。整理时间：最好采用随办随归方式，减少由于平时的大意而导致年底工作的累积。具体步骤为： 首先，装订：（1）装订前的处理工作为拆除金属物、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠超幅面纸张）；（2）归档文件应按件装订。一般每份文件为一件，正本与定稿一般为一件，正文与附文一般为一件，原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件，内容反映多个单位的报表、名册、图册等由于它们的内容相对完整，按其本来的装订方式，一册（本）为一件。当请示没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明，将请示作为一件，如没有处理结果，不必存档；装订时文件排序：装订时，正本在前，定稿在后、正文在前，附件在后、原件在前，复制件在后、转发文在前，被转发文在后、请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。 其次，分类：（1）根据一周对文件的整理、熟悉和分析，建议采用年度—机构—保管期限法，即先把同一年限的文归集一起，后分出按部门归集，最后确定保管期限，这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位；优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架，一般单位可采用此方法；（2）重点说一下保管期限确定，分为永久与定期保管两类（30年、10年）。永久保管包括：本机关关于重要问题的请示与集团的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；集团下发的我公司需要贯彻执行的上级机关文件；集团下发的针对我公司主营业务需要贯彻执行的文件；省级或以上领导到我公司进行业务活动所形成的文件；上级机关和集团下发的文件性刊物，如信息通报等；与业务伙伴签定的销售合同。定期保管包括：向集团公司所做的报表及一般性行文和根据部份事务性通知所做的业务报表；集团对本公司的人事任免等形成的文件。 再次，排列：此步骤就是将分好的文件按照规则依次排好。 第四，编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项；（1）如归档文件有发文签发单或收文处理单（有领导实质性意见时，收文单才归档），可放在这份归档文件的首页，并在其上盖归档章，以保护档案原件，归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。（2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。（3）保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。（4）件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。（5）室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。如某单位归档文件按“年度