Microsoft Excel 数据输入和编辑技巧.pdf

Microsoft Excel 数据输入和编辑技巧 45. 在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。 但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。其实可以采 用以下方法:单击鼠标选定单元格，然后按住 Ctrl 键再次单击鼠标选定此单元格，此时，单 元格周围将出现实线框，再输入数据，敲回车键就不会移动了。 46. 增加工作簿的页数 单击“插入→工作表”命令，即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有 255 张工作表。 47. 奇特的F4 键 Excel 中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4 键。作为“重复”键，F4 键可以重复前一 次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下 F4 键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单。 48. 将格式化文本导入Excel 1.在Windows “记事本”中输入格式化文本，每个数据项之间会被空格隔开，当然你也可以 用逗号、分号、Tab 键作为分隔符。输入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel 中打开 刚才保存的文本文件，出现“文本导入向导-3 步骤之 1”对话框，选择“分隔符号”，单击 “下一步”; 3.在“文本导人向导-3 步骤之2 ”对话框中选择文本数据项分隔符号，Excel 提 供了Tab 键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意，这里的几个分隔符号选项应该单选。 你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导 -3 步骤之3 ”对话框中，你可以设置数据的类型，一般不需改动，Excel 自动设置为“常规” 格式。“常规”数据格式将数值转换为数字格式，日期值转换为日期格式，其余数据转换为 文本格式。单击“完成”按钮即可。 49. 快速换行 我们在使用Excel 制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况，如 果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行，有一个简便实用的操作方法可以 实现换行:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按“Alt+ 回车键”，即可输入第二行内 容，再按“Alt+ 回车键”输入第三行以此类推。 50. 巧变文本为数字 在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel 中后居然是以文本形式 存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济 1 于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字1，然后选 中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的 “乘”，你就会发现它们都变为数字了。 51. 在单元格中输入0 值 一般情况下，在 Excel 表格中输入诸如“05 ”、“4.00 ”之类数字后，只要光标一移出该单元 格，格中数字就会自动变成“5 ”、“4 ”，Excel 默认的这种做法让人使用非常不便，我们可以 通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05 ”、“4.00 ”之类数字的单元格， 鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”，在接着出现的界面中选“数 字”标签页，在列表框中选择“文本”，单击“确定”。这样，在这些单元格中，我们就可以 输入诸如“05 ”、“4.00 ”之类的数字了。 52. 将数字设为文本格式 不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式，Excel 都会将数字保存为数字数据。若要使 Excel 将类似零件号码的数字解释为文本，首先应将空白单元格设置成文本格式，然后键入 数字。如果已经输入了数字，那么也可以将它更改成文本形式。方法是: 1.选择含有要设置 成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式→单元格”命令，然后单击“数字”选项卡（）; 3. 在“分类”列表中，单击“文本”，然后再单击“确定”; 4.单击每个单元格，按F2 键，然 后再按Enter 键重新输入数据。 53. 快速进行单元格之间的切换（微软Office 技巧大赛获奖作品） 在Excel 中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切 换