SA8000记录控制程序讲述.doc

xxxxxxxxxxxxxx SA程序文件 版本：A 修订次数：0 记录控制程序 1 目的 为了验证公司按照标准要求实施各项社会责任活动，特制定本程序。 2范围 本程序适用于公司SA8000社会责任体系所覆盖的公司所有职能部门。 3职责 各职能部门在体系记录上的职责，分条描述。 4 程序内容 4.1 记录编号和形式 4.1.1各部门对体系涉及的记录进行编号，记录的编号规则为：SA-MM-X,SA表示社会责任；MM表示部门两位字母缩写；X表示顺序号。 4.1.2 记录形式有但不限于：公司按照标准和法律法规要求自主确定的记录、国家主管部门规定的社会责任实施记录或证明材料、现场管理的记录（包括照片等）。 4.2 记录的填报 各职能部门填制的记录要求为：国家主管部门有固定格式的按照该格式要求执行，无固定格式的，按照公司SA8000社会责任体系规定的格式执行，要求填写时字迹工整、填报及时，记录的内容要保持真实性。 4.3 记录的收集、装订、保管、销毁 4.3.1 各部门按照手册、程序文件、规章制度的归口管理要求实行归口管理，由记录的填报者按月整理收集并装订填报的记录（填报周期超过1个月的，按照实际生成的周期执行）。 4.3.2 各部门整理收集并装订的记录由该部门保管，存留期限按照“记录清单”上规定的保存期限执行；超过期限的记录予以销毁，销毁方式可锅炉房火烧、或是碎纸机粉碎等，销毁时一般应有2人同时执行，在“记录清单”中销毁栏中进行销毁记录并签名。 4.4 记录的验证 4.4.1 记录的验证方式不限于管理评审、内部审核的方式进行。 4.4.2 当管理评审或内部审核中发现的不符合，按照《纠正、补偿措施控制程序》中?4.3.9条执行。 4.4.3 日常发现的其他的不符合，由发现部门填制“不符合报告”，并提交管理部，由管理部组织出现不符合的部门按照《纠正和/或补偿措施控制程序》中4.2条规定制定纠正、补偿措施并进行验证。 5 相关文件 5.1 《纠正、补偿措施控制程序》 6 记录 6.1 记录清单 纠正、补偿措施控制程序 1 目的 为了对违反标准或体系文件规定的事项采取有效的纠正或补偿措施，更好地进行持续改进，使体系保持与标准的符合性、有效性，特制定本程序。 2范围 适用于本公司SA8000社会责任体系覆盖的所有职能部门。 3职责 3.1 管理者代表、办公室、品控部分别通过管理评审、内部审核的手段组织各部门制定纠正、补偿措施，并组织整改效果验证。 3.2 工会、办公室就员工反映或公司发现的违反标准的问题，采取调查处理的手段制定纠正、补偿措施，并监督该措施的实施。 3.3 各部门在管理者代表、办公室、品控部、工会组织下制定纠正补偿措施、，并予以实施。 4程序内容 4.1 制定措施的需求来源：处理员工疑虑、员工反映、内部审核、管理评审、外部审核。 4.2 制定措施的操作步骤 4.2.1 弄清楚事项的关键内容，分析出问题产生的主要原因。 4.2.2 查找标准及体系中相关法律法规的要求，确定采取纠正、补偿措施后应达到的目标。 4.2.3 责任部门在涉及此类问题的范围进行排查，将相同或类似的情况全部甄别出来。 4.2.4 根据排查检索反映出来的现状与应该达到的目标之间的距离，组织责任部门制定纠正和/或补偿措施，并确定所需的整改期限，需要予以补偿的，要确定补偿方式及合法的补偿额度。 4.2.5 纠正、补偿措施的实施结果以记录的形式体现“不符合项报告”的实施结果栏中，整改期满时，由管理者代表组织相关职能部门巡查验证。 4.2.6 采取的任何纠正、补偿措施应考虑法律法规、问题的严重程度、实施客观条件三个方面。 4.3 各要素纠正、补偿措施 4.3.1 当发现公司存在童工现象时，按《童工核查补救措施控制程序》的4.3.3～4.3.4条规定执行。 4.3.2 当发现或员工反映公司存在强迫劳动现象时，管理者代表要求管理部协同工会进行调查处理，制止该行为，并对责任人按照〈员工手册〉要求对责任人进行行政处罚，在全公司通告，以避免该现象再发生。 4.3.3 对有妨碍员工正常的结社和参加工会的行为，由工会主席与责任部门或责任人进行交涉，确保员工的结社自由。 4.3.4 歧视：如公司发现员工在工作过程中，如标准所述各项存在差别待遇时，员工可以向工会或管理部投诉，工会和管理部应协同调查并予以纠正，相关责任人就此行为向受歧视员工道歉，必要时公司就此差别向该员工实施补偿。 4.3.5 健康与安全 4.3.5.1 当出现工伤或在工伤处理上出现不符合时，按照《防止工伤和工伤处理控制程序》的规定执行。 4.3.5.2