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购房合同换页 房产开发程序文件104102188 XC/CX—4.2.3—01 文件和资料控制程序 受控状态发放编号持 有 人 南京新城置业发展有限公司 1 1、目的 对质量管理体系有效运行所需要的所有文件和资料的编制、审核、批准、发布、修改、使用进行严格的控制，以保证质量管理体系运行中的各场所使用有效版本的文件和资料。 2、适用范围 本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。包括外部提供的文件和资料。 3、职责 3.1管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。 3.2办公室为文件和资料的归口管理部门，负责质量管理体系文件和资料的发放、管理与控制。 4、工作程序 4.1 文件和资料的分类与编号 4.1.1 文件和资料分为以下几类： a) 质量手册 b) 程序文件； c) 第三层次文件。 4.1.2 文件和资料的编号方式： 《质量手册》的编号： XC／SC —01 — XXXX 编写年份 序号 代表质量手册公司的汉语拼音缩写 程序文件的编号： 2 XC/CX -×××—×× 顺序号 质量手册对应章节号代表程序文件 公司汉语拼音缩写 第三层次文件 a) 记录的编号： ××—×× 顺序号 部门代号 b)文件编号： XC/ CC —××—×× 顺序号所属部门代号 代表第三层次文件公司汉语拼音缩写 4.1.3 外来文件XC/ WL —×× 顺序号 代表外来文件 公司汉语拼音缩写 4.1.4文件和资料分受控和非受控两类。 “受控”一般是指受到更改的控制，当”受控”文件在发生更改时，能全部追溯到使用人。“非受控”文件只进行签发，不通知更改。 4.2文件的编制 4.2.1《质量手册》和《程序文件》由管理者代表组织编写小组编制。 3 4.2.2其它质量文件由相关部门负责组织编写。 4.3 文件的审批 4.3.1《质量手册》由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由有关职能部门负责人审核，管理者代表批准。 4.3.2其它质量文件由部门负责人审核，由总经理批准。 4.4 文件的发放 4.4.1 办公室建立“受控文件总目录”。 4.4.2受控类文件的发放由各部门负责人批准后，办公室加盖“受控”印章，编制发放编号，文件领用人要在“文件资料发放登记表”上签名，便于追溯。提供给顾客的文件，不加盖“受控”印章，不做更改控制，但必需做好发放记录。 4.4.3本公司内部不得使用加盖“受控”印章文件的复印件。 4.4.4当受控文件持有人丢失文件或文件严重破损，应办理重新申请领用手续（填写“文件资料领用申请表”），经主管部门领导审批后方可领取，丢失补发的文件应重新编号发放，并注明已丢失的文件发放编号作废，因破损而重新领用的新文件，发放编号不变,并收回相应破损的文件。 4.4.5不在发放范围内的人员需要例外领用时，应填写“文件资料领用申请表”，经管理者代表审批后方可领取。 4.5文件的更改 4.5.1当文件需要更改时，应填写“文件资料更改通知单”，由文件更改人提出说明更改原因，对技术参数的更改应有充分的论证，文件更改时应注明更改标志和更改生效时间。文件更改的审批应由原审批人实施；当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但应使其获得审批所依据的有关背景资料。 4.5.2 文件更改采用换页或注明更改标志的方式进行。 4.5.3文件更改批准后，应由办公室按“文件资料发放登记表”的名单进行更换。同时收回作废文件。 4.6文件的换版与作废 4.6.1当文件经多次更改或需进行大幅度修改时，应进行换版。原版本文件作废，换发新版本。 4.6.2由办公室负责按“文件资料发放登记表”收回失效或作废的文件并 4 做记录，办公室填写“作废文件处理申请表”，办公室主任批准后统一销毁。销毁时必须有两人在场。需作资料保留的作废文件，办公室主任批准后，加盖“作废保留”印章单独保管，办公室应填写“保留资料编目一览表”。 4.7文件的管理 4.7.1文件经拟制、审核、批准后，原版本文件应归档；存入软盘的文件也应进行归档登记和标识。为防止文件丢失，所有存入软盘的文件应有备份。 4.7.2受控文件持有者的责任 a) 持有者要对受控文件精心爱护，未经批准不得转借或转送他人； b) 持有者若丢失受控文件时，应及时向办公室报告，并登记注销，办理补发手续，补发的受控文件要另编发放编号。 c) 受控文件的持有者因岗位变动, 应及时将受控文件交回办公室，办理转交手续。 4.7.3 法律、法规及标准变更或本公司内部运作变动时要及时更改相应的体系文件。 4.8 外来文件的控制 4.8.1 外来文件直接引用作为建筑依据时，需经管理者代表批准，由办公室编号